Personalvermittlungs- und Personalüberlassungsdienste (die beiden Begriffe sind synonym) werden von externen Agenturen angeboten, die die offenen Stellen ihrer Partner mit qualifizierten Fachkräften besetzen. Diese Fachkräfte stehen bei der Agentur unter Vertrag, arbeiten jedoch im Auftrag des Endkunden gegen eine stündliche, tägliche oder monatliche Gebühr, die an die Agentur gezahlt wird. Die von der Personalagentur berechnete Gebühr umfasst das Gehalt und die damit verbundenen Kosten sowie eine Marge.
Unternehmen greifen in der Regel auf Personalvermittlungs- oder Zeitarbeitsagenturen zurück, wenn es um Stellen und Projekte geht, die mehr Flexibilität erfordern, als dies bei der Einstellung von Vollzeitkräften mit unbefristeten Arbeitsverträgen möglich ist.
Personalvermittlungsagenturen sind häufig auf eine bestimmte Branche spezialisiert, z. B. IT oder das Gastgewerbe. Diejenigen, die sich auf die Besetzung von kurzfristigen Stellen konzentrieren, werden manchmal auch als Zeitarbeitsfirmen bezeichnet. „Outstaffing“ ist ein weiterer Begriff für diese Dienstleistung; man könnte argumentieren, dass er die Einbindung eines externen Dienstleisters deutlicher zum Ausdruck bringt.
*Bitte beachten Sie, dass sich der Begriff „Staffing“ auch auf eine Form von Mobbing am Arbeitsplatz beziehen kann, bei der Mitarbeiter als Gruppe oder „Mob“ jemanden in einer höheren Position als sie selbst ungerechtfertigt ins Visier nehmen oder schikanieren. Dies ist jedoch nicht die Bedeutung des Begriffs, um die es hier geht.
Personalvermittlung vs. Personalbeschaffung – worin besteht der Unterschied?
Ein Personalvermittlungs- oder Personalüberlassungsdienst unterscheidet sich von einem reinen Personalvermittlungsdienst dadurch, dass die Mitarbeiter bei dem Drittanbieter unter Vertrag stehen und von diesem bezahlt werden, nicht jedoch von dem Endkunden, der die Aufgaben vergibt. Personalvermittler suchen und präsentieren Kandidaten, die für Stellen geeignet sind, für die ihr Endkunde einen festangestellten Mitarbeiter einstellen möchte. Ihre Aufgabe endet jedoch, sobald ein Kandidat von ihrem Kunden entweder eingestellt oder abgelehnt wird.
Auch das Geschäftsmodell der beiden Dienste unterscheidet sich:
Personalvermittler – erhalten eine feste Vergütung (aufgeteilt in Raten, die fällig werden, sobald ein Kandidat einen Arbeitsvertrag unterzeichnet hat und nach einer vereinbarten Zeit in der Position, häufig nach Ablauf der Probezeit), die in der Regel 1–3 Monatsgehältern entspricht.
Personalvermittlungsagenturen erhalten ihrerseits vom Endkunden einen vereinbarten Stunden-, Tages- oder Monatssatz. Im Tagesgeschäft bearbeiten die von einer Personalvermittlungsagentur bereitgestellten Fachkräfte die vom Endkunden zugewiesenen Aufgaben und Projekte ähnlich wie ein festangestellter Mitarbeiter. Ihr Arbeits- oder Freiberuflervertrag besteht jedoch mit der Personalvermittlungsagentur, die für ihre Bezahlung verantwortlich ist. Die Personalvermittlungsagentur stellt dem Endkunden die Rechnung.
Personalvermittlung vs. Outsourcing – worin besteht der Unterschied?
Ein Personaldienst unterscheidet sich zudem von einem Outsourcing- Dienst. Outsourcing-Partner bieten einen verwalteten Dienst an und nicht nur Fachkräfte, für deren Verwaltung der Endkunde dann selbst verantwortlich ist, wie es bei Personaldienstleistungen der Fall ist – daher auch der Begriff „Personalverleih“.
Je nach den Bedürfnissen des Endkunden und dem Geschäftsmodell des Anbieters kann Outsourcing umfassendere oder reduziertere Management- und Personalaufgaben umfassen als die Personalvermittlung. In der Regel ist jedoch ein gewisses Maß an Managementaufgaben damit verbunden, und der Outsourcing-Partner trägt eine gewisse Verantwortung für die Qualität der von den bereitgestellten Fachkräften erbrachten Leistungen. Bei der Personalvermittlung beschränkt sich die Verantwortung des Anbieters in der Regel auf die Personalbeschaffung, die Gehaltsabrechnung und andere begrenzte Personalaufgaben.
Wann und warum treffen Unternehmen die strategische Entscheidung, auf Zeitarbeitskräfte zurückzugreifen?
Personalvermittlungsdienste können und werden genutzt, um nahezu jede denkbare berufliche Position zu besetzen. Bestimmte Positionen und Umstände eignen sich jedoch besonders gut für eine Personalvermittlungslösung. Zu den häufigsten Positionen, für deren Besetzung man sich auf Personalvermittlungsagenturen verlässt, gehören:
- Softwareentwicklung und IT-Infrastruktur
- Sicherheit und Ordnungsdienst
- Gastronomie und Veranstaltungen
- Reinigung und Wartung
- Sekretärinnen und Assistentinnen
- Bauwesen
- Landwirtschaft
Personalagenturen werden vor allem für die Besetzung von Stellen herangezogen, die nur vorübergehender Natur sind. Im Extremfall handelt es sich dabei um Stellen, die nur für einige Stunden bis zu wenigen Tagen besetzt werden müssen, beispielsweise bei Veranstaltungen wie Konzerten, Festivals, Sportveranstaltungen, Konferenzen und Cocktailpartys.
Zeitarbeit ist zudem eine beliebte Lösung für die Besetzung saisonaler Stellen, beispielsweise in der Tourismusbranche und in der Landwirtschaft. Oder zur Überbrückung bei festangestellten Mitarbeitern, von denen erwartet wird, dass sie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, etwa nach Mutterschaftsurlaub, Krankheit oder Verletzung.
Auch Tätigkeiten, die von Projektzyklen abhängig sind, wie beispielsweise im Bauwesen und in der Softwareentwicklung, eignen sich hervorragend für Personallösungen. Während der Umsetzungsphase eines digitalen oder physischen Projekts wird viel Personal benötigt, nach dessen Abschluss jedoch nicht mehr. Oder es wird weitaus weniger Personal für die Wartung oder Weiterentwicklung benötigt, sobald das Produkt bereits in Betrieb ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Inanspruchnahme von Personaldienstleistungen durch Drittanbieter für Unternehmen sinnvoll ist, die zusätzliche Arbeitskräfte oder fachliches Know-how benötigen, sich aber nicht auf die Einstellung von Vollzeitmitarbeitern festlegen wollen oder müssen, oder denen die internen Ressourcen und das Fachwissen fehlen, um selbst direkt Zeitarbeitskräfte einzustellen.
Personalvermittlung ist eine gute Wahl, wenn:
- Sie müssen befristete Stellen besetzen.
- Sie müssen Stellen besetzen, möchten sich aber strategische Flexibilität bewahren und sich nicht auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag festlegen.
- Buchhalterische Vorteile – es kann vorteilhaft sein, bestimmte Personalkosten als variable Dienstleistungskosten zu verbuchen, anstatt sie als Arbeitsverträge in der Buchhaltung zu erfassen.
- Ihnen fehlen die erforderlichen Ressourcen für die Personalbeschaffung im eigenen Haus.
- Sie würden es vorziehen, die Personalkosten als Provision auf die regulären Rechnungen eines Outstaffing-Partners zu zahlen, anstatt höhere einmalige Gebühren an Personalvermittler zu entrichten.
- Sie wünschen sich die vollständige Kontrolle über die Besetzung der Stellen und benötigen keine zusätzliche Dienstleistungs- oder Projektabwicklung – sondern lediglich qualifiziertes Personal.
- Sie möchten den Verwaltungsaufwand bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung minimieren oder international in Regionen rekrutieren, in denen Ihnen die entsprechenden Kapazitäten fehlen.
Die Personalausstattung ist für Sie möglicherweise nicht optimal, wenn:
- Die Aufgaben, die von den zu besetzenden Stellen wahrgenommen werden sollen, sind langfristig angelegt und von strategischer Bedeutung für Ihr Unternehmen.
- Sie lagern einen gesamten Geschäftsprozess aus, der auch verwaltet werden muss. Ein Outsourcing-Modell könnte besser geeignet sein.
- Es gibt regulatorische oder sicherheitsrelevante Gründe, warum bestimmte Funktionen und Prozesse sensibel sind und von festangestellten Mitarbeitern ausgeführt werden sollten.
Die Personalvermittlung ist ein wachsender Sektor
Die drei Trends – Flexibilität als strategische Priorität, projektbezogene Personalbeschaffung und international verteilte Remote-Teams, insbesondere für IT-Positionen – haben das starke Wachstum der Personalvermittlungsbranche weltweit begünstigt. Die Covid-19-Pandemie hat diese Trends deutlich beeinflusst, was sich in einer weltweiten Umsatzwachstumsrate von 20,5 % zwischen 2019 und 2021 zeigt, wobei das von Lockdowns geprägte Jahr 2020 unberücksichtigt bleibt.
Umsatz der weltweiten Personalvermittlungsbranche von 2008 bis 2020 mit einer Prognose für 2021 und 2022 (in Milliarden US-Dollar)
Quelle: Statista
Das geschätzte Umsatzwachstum der Branche im Jahresvergleich zwischen 2021 und 2022 hat mit einem Anstieg um 9 % von 599 Mrd. USD auf 653 Mrd. USD weiterhin eine starke Dynamik gezeigt. Die zunehmende Beliebtheit von Personallösungen für gut bezahlte Stellen in der Softwareentwicklung und anderen IT-Fachbereichen ist ein weiterer Faktor, der das weltweite Umsatzwachstum der Personalvermittlungsbranche beeinflusst.
K&C – Personalvermittlungsagentur für IT-Fachkräfte im Nearshore-Bereich
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