Was ist Outsourcing?
Unter Outsourcing versteht man die Unternehmensstrategie, bestimmte Dienstleistungen oder Prozesse an einen spezialisierten Drittanbieter auszulagern. So gehören beispielsweise das Management der IT-Infrastruktur, Cybersicherheit und Softwareentwicklung zu den Dienstleistungen, Aufgaben und Funktionen, die von Unternehmen häufig ausgelagert werden, anstatt die dafür erforderlichen Fachkräfte direkt einzustellen.
Die Fertigung ist ein weiterer Prozess, der häufig ausgelagert wird. Apple beispielsweise entwirft und entwickelt seine gesamte Hardware- und Softwaretechnologie intern, lagert jedoch die physische Fertigung seiner Geräte wie iPhones, iPads und Apple Watches aus. Apples enge, langjährige Beziehung zum taiwanesischen Hersteller Foxconn gilt als eines der besten Beispiele für Outsourcing und wird als wesentlicher Faktor dafür angesehen, dass Apple zum weltweit größten Unternehmen aufsteigen konnte.
Aufgaben und Funktionen, die Unternehmen am häufigsten auslagern
Weitere Dienstleistungen und Funktionen, die häufig ausgelagert werden, sind:
- Herstellung und Montage von Waren
- IT und Softwareentwicklung
- Kundenservice und technischer Support
- Personalwesen, wie z. B. Personalbeschaffung und Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Rechnungswesen und Finanzen
- Lieferketten- und Logistikmanagement
- Marketing- und Werbedienstleistungen
- Rechtsberatung
Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und der Beauftragung eines Dienstleisters, beispielsweise eines Elektrikers?
Zwar beinhaltet Outsourcing die Beauftragung von Drittanbietern zur Erfüllung von Aufgaben oder zur Durchführung von Prozessen, doch gilt nicht jede Beauftragung von Fachkräften, die nicht direkt bei einer Organisation oder einem Unternehmen angestellt sind, als Outsourcing. So ähneln sich beispielsweise Outsourcing und Auftragsvergabe darin, dass bei beiden Fällen ein Dritter hinzugezogen wird, um eine bestimmte Aufgabe oder Dienstleistung zu erbringen. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden.
Unter Outsourcing versteht man im Allgemeinen die Praxis, bei der ein Unternehmen eine nicht zum Kerngeschäft gehörende Funktion an einen externen Anbieter oder Dienstleister überträgt. Das Ziel des Outsourcings besteht häufig darin, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken oder auf spezialisiertes Fachwissen zurückzugreifen. Outsourcing kann langfristige Verträge und die Übertragung erheblicher Kontroll- und Entscheidungsbefugnisse an den Anbieter beinhalten. Eine ausgereifte, gut etablierte Outsourcing-Beziehung wie die zwischen Apple und Foxconn ist im Wesentlichen eine Geschäftspartnerschaft.
Der Begriff „Auftragsvergabe“ hingegen bezieht sich im Allgemeinen auf die Praxis, eine Person oder ein Unternehmen zu beauftragen, eine bestimmte Aufgabe oder Dienstleistung auf Projektbasis zu erbringen. Das Ziel der Auftragsvergabe besteht häufig darin, für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe Fachwissen oder zusätzliche Ressourcen hinzuzuziehen. Die Verträge sind in der Regel eher kurzfristig angelegt, und das Unternehmen, das den Auftragnehmer beauftragt, behält mehr Kontrolle und Entscheidungsgewalt.
Ein Dienstleister wie ein Elektriker oder ein Kfz-Mechaniker ist ein Auftragnehmer, der einem Kunden eine bestimmte Dienstleistung erbringt. Ein Elektriker ist ein Beispiel für einen Dienstleister, der für den Kunden Elektroinstallationen, Wartungs- und Reparaturarbeiten durchführt. Der Dienstleister wird beauftragt, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
Warum greifen Unternehmen auf Outsourcing zurück?
Es gibt viele verschiedene Gründe, warum ein Unternehmen die strategische Entscheidung treffen kann, einen Outsourcing-Partner zu beauftragen, anstatt Mitarbeiter direkt einzustellen und die Aufgaben intern zu erledigen. Zu den häufigsten Gründen zählen jedoch:
Kosteneinsparungen
Outsourcing kann eine kosteneffiziente Möglichkeit sein, auf die Ressourcen und das Fachwissen zuzugreifen, die für die optimale Ausführung einer bestimmten Funktion oder eines bestimmten Prozesses erforderlich sind. Outsourcing kann Unternehmen zudem dabei helfen, Personalkosten zu senken, Vorabinvestitionen in teure Ausrüstung oder Technologie zu vermeiden und Gemeinkosten zu reduzieren.
Höhere Effizienz und Leistung durch Konzentration auf Kernkompetenzen
Durch Outsourcing können Unternehmen ihre Effizienz steigern, da sie sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben an spezialisierte Anbieter auslagern können.
Um noch einmal auf das Beispiel Apple zurückzukommen: Als der verstorbene Steve Jobs 1997 als Geschäftsführer zurückkehrte, um das Unternehmen wiederzubeleben, legte er den Schwerpunkt darauf, den ursprünglichen Fokus auf Innovation, Design und Kundenfreundlichkeit wiederzubeleben.
Der derzeitige Apple-CEO Tim Cook wurde 1998 von Jobs als Senior Vice President für den operativen Bereich eingestellt, mit dem Auftrag, sich auf diese drei Bereiche zu konzentrieren. Dies führte, wie ein aufschlussreicher Blogbeitrag von Kusucorp erläutert, dazu, dass das Unternehmen die Fertigung auslagerte, nachdem Cook umfassende Reformen in der Lieferkette umgesetzt hatte.
„Die Fertigung kann für die Unternehmensleitung schnell zu einer Ablenkung werden. Da Apple Innovation, Design und Kundenerlebnis in den Vordergrund stellte, lag es auf der Hand, dass die Fertigung als nicht vorrangig eingestuft und daher an Spezialisten ausgelagert wurde.“
Zugang zu Fachwissen
Durch Outsourcing können Unternehmen auf Fachwissen und Kompetenzen zurückgreifen, die intern möglicherweise nicht vorhanden sind.
Flexibilität
Durch Outsourcing erhalten Unternehmen die Flexibilität, ihre Geschäftstätigkeit je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern, je nach Veränderungen der Nachfrage oder der Marktbedingungen. Einer der Gründe, warum IT-Outsourcing so verbreitet ist, liegt darin, dass die meisten modernen Unternehmen und Organisationen zwar Bedarf an IT-Infrastruktur und Softwareentwicklung haben, der Umfang dieses Bedarfs jedoch häufig je nach Projektzyklus erheblich schwankt.
Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner bedeutet, dass sich die Anzahl und das Profil der IT-Fachkräfte, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann – z. B. Softwareentwickler mit Kenntnissen in einer bestimmten Programmiersprache – je nach Bedarf vergrößern oder verkleinern lassen.
Risikomanagement
Durch Outsourcing können Unternehmen Risiken besser bewältigen, indem sie das Risiko bestimmter Funktionen oder Prozesse an spezialisierte Anbieter übertragen.
Innovation
Durch Outsourcing können Unternehmen das Fachwissen und die Ressourcen des Anbieters nutzen, was zu mehr Innovation und einer Leistungssteigerung führen kann.
Einhaltung der Vorschriften
Die Auslagerung bestimmter Funktionen kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Vorschriften einzuhalten, beispielsweise in den Bereichen IT-Sicherheit, Datenschutz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen die strategische Entscheidung treffen, Funktionen und Prozesse auszulagern, wenn dies wirtschaftlich und strategisch sinnvoller ist, als sie intern durchzuführen. Meistens ist eine Kombination der oben genannten Gründe der Grund dafür, dass Outsourcing strategisch sinnvoll ist.
Nachteile des Outsourcings
Wie jede andere strategische Entscheidung bringt auch die Entscheidung, Funktionen und Prozesse auszulagern, um die oben genannten Vorteile zu nutzen, gewisse Kompromisse mit sich. Zu den potenziellen Nachteilen oder Risiken des Outsourcings zählen:
Kontrollverlust
Durch Outsourcing kann es zu einem Kontrollverlust über die ausgelagerte Funktion oder den ausgelagerten Prozess kommen, was es für das Unternehmen erschweren kann, die Arbeit zu überwachen und sicherzustellen, dass sie den gewünschten Standards entspricht.
So erlitt beispielsweise das britische Fast-Fashion-E-Commerce-Unternehmen Boohoo einen Reputationsschaden infolge einer Untersuchung, bei der schlechte und teilweise illegale Arbeitsbedingungen in Fabriken aufgedeckt wurden, an die das Unternehmen Aufträge ausgelagert hatte. Das Unternehmen gibt an, nicht gewusst zu haben, dass sein Outsourcing-Partner die Arbeit seinerseits an diese Fabriken weitervergeben hatte, und daher nicht sicherstellen zu können, dass diese seinen Unternehmensstandards entsprachen.
Qualitätsprobleme
Outsourcing kann zu Qualitätsproblemen führen, wenn der Dienstleister die Standards des Unternehmens nicht erfüllen kann, die Kommunikation mangelhaft ist oder bewusst Abstriche gemacht werden, um die Gewinnmargen zu steigern.
Abhängigkeit vom Anbieter
Outsourcing kann zu einer Abhängigkeit vom Anbieter führen, was es für das Unternehmen erschweren kann, die Arbeit auf einen anderen Anbieter zu verlagern, falls die Geschäftsbeziehung problematisch wird.
Kulturelle Unterschiede
Beim Outsourcing, insbesondere wenn Dienstleister an Nearshore- oder Offshore-Standorten tätig sind, kann es zudem erforderlich sein, kulturelle Unterschiede und Abweichungen in den Geschäftspraktiken zu bewältigen, was eine effektive Kommunikation sowie die Abstimmung der Erwartungen zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister erschweren kann.
Sprachbarrieren und Zeitunterschiede
Weitere mögliche Probleme im Zusammenhang mit dem Standort eines Outsourcing-Partners sind Sprachbarrieren und Zeitunterschiede, die eine effektive Kommunikation behindern können.
Sicherheit und Datenschutz
Outsourcing kann Sicherheitsbedenken aufwerfen, insbesondere wenn sensible Informationen an den Dienstleister weitergegeben werden. In der EU beispielsweise müssen Unternehmen, die IT-Funktionen auslagern, die den Zugriff auf sowie die Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten beinhalten, sicherstellen, dass ihr Dienstleister in einer Weise arbeitet, die den Anforderungen der DSGVO entspricht.
Der Verlust von Arbeitsplätzen beeinträchtigt die Arbeitsmoral im Unternehmen
Wenn die ausgelagerten Aufgaben und Funktionen zuvor direkt intern wahrgenommen wurden, kann sich diese strategische Veränderung auf die Arbeitsmoral und Motivation der verbleibenden Mitarbeiter auswirken, die miterlebt haben, wie Kollegen ihren Arbeitsplatz verloren haben.
Mangelnder Wissenstransfer
Der Outsourcing-Anbieter ist möglicherweise nicht bereit oder nicht in der Lage, sein Wissen an die Kundenorganisation weiterzugeben.
Konkurrierende Prioritäten
Die Ziele des Anbieters stimmen möglicherweise nicht mit denen des Kundenunternehmens überein, wenn eine oder beide Parteien die Beziehung nicht kooperativ und nachhaltig gestalten. Beide Partner in einer Outsourcing-Beziehung sind verpflichtet, die Ergebnisse für ihre eigenen Investoren, Aktionäre und Mitarbeiter zu maximieren. Gut geführte, etablierte Unternehmen wissen, dass dies auf nachhaltige Weise nur durch Win-Win-Beziehungen möglich ist; es besteht jedoch die Gefahr, dass eine Seite ihren eigenen kurzfristigen Gewinn auf Kosten der Interessen der anderen Seite priorisiert.
Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, lesen Sie unseren Blogbeitrag Wann funktioniert IT-Outsourcing und wann nicht?
Eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie und gute Beziehungen maximieren die Vorteile und mindern oder vermeiden die Nachteile
Eine gute Outsourcing-Beziehung zwischen dem Kundenunternehmen und dem Outsourcer kann für Ersteres zu einem echten strategischen Vorteil werden, wie die bereits erwähnte Partnerschaft zwischen Apple und Foxconn zeigt.
Doch kluge Entscheidungen darüber, was intern umgesetzt und durchgeführt und was ausgelagert werden soll, können auf allen Ebenen entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen sein. Lesen Sie hier von meinen persönlichen Erfahrungen mit einer Fehlentscheidung, als ich bei einem von mir mitgegründeten Start-up die Webentwicklung intern abwickeln wollte – Wann ist die Auslagerung der Softwareentwicklung die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?
Eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie stützt sich auf drei wesentliche Säulen:
- Die richtigen Funktionen und Prozesse auslagern
- Die Zusammenarbeit mit dem richtigen Outsourcing-Partner
- Ein klarer und gerechter Rahmen für eine nachhaltig optimale Umsetzung und gegenseitigen Nutzen
Sind alle diese Säulen vorhanden, sollte der Endkunde von den genannten Vorteilen des Outsourcings profitieren und gleichzeitig die potenziellen Risiken dieses strategischen Ansatzes vermeiden können.
Die geografischen Aspekte des Outsourcings – Onshore, Nearshore und Offshore
Es gibt bestimmte Funktionen und Prozesse, die aus praktischen oder regulatorischen Gründen an einen lokalen Anbieter ausgelagert werden müssen. Dazu gehören Sicherheit, Verpflegung, bestimmte Arten der Datenverarbeitung und -verwaltung usw. In anderen Fällen bevorzugen Kundenunternehmen einfach eine lokale Outsourcing-Lösung, da die räumliche Nähe als entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, die Logistik usw. angesehen wird.
Outsourcing, das im selben Land stattfindet, wird als Onshore-Outsourcing bezeichnet, um es von Nearshore- und Offshore-Modellen abzugrenzen.
Beim Nearshore- und Offshore-Outsourcing werden Funktionen und Prozesse ins Ausland verlagert. Es gibt keine offizielle Regel, die festlegt, ab wann Nearshore zu Offshore wird, doch bezieht sich Ersteres in der Regel auf Ziele, die mit einem Kurzstreckenflug oder einer Reise auf dem Landweg erreichbar sind, während Letzteres einen Langstreckenflug erfordert.
Osteuropa gilt beispielsweise als Nearshore-Outsourcing-Standort für Kundenunternehmen mit Sitz in Westeuropa, während Mittelamerika im Verhältnis zu den nordamerikanischen Märkten als Nearshore-Standort angesehen wird. Indien, China und die Philippinen würden im Verhältnis zu Europa und Nordamerika als Offshore-Outsourcing-Standorte gelten.
Nearshore- und Offshore-Outsourcing-Märkte werden meist aus Kostengründen gewählt, doch auch die bessere Verfügbarkeit der erforderlichen Kompetenzen oder einer speziellen Infrastruktur kann eine wichtige Rolle spielen. Zu den Funktionen und Prozessen, die am häufigsten an Nearshore- und Offshore-Standorte ausgelagert werden, gehören die Fertigung, der Kunden- oder technische Support sowie IT-Dienstleistungen wie die Softwareentwicklung, die aus der Ferne erbracht werden können.
Erfahren Sie in unserem speziellen Blogbeitrag, warum Nearshoring für uns so gut funktioniert und warum es unsere bevorzugte Outsourcing-Lösung ist.
Beispiele für Outsourcing
Wir haben bereits Apples integrierte Produktionspartnerschaft mit Foxconn als prominentes Beispiel für Outsourcing genannt. IKEA, dessen Unternehmensstrategie Outsourcing mit Insourcing verbindet (die Tochtergesellschaft Swedwood Group fertigt einen Großteil der IKEA-Produkte an Standorten in Ländern mit niedrigeren Löhnen), ist ein weiteres prominentes Beispiel für eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie.
Wenn Sie in den letzten Jahren ein großes Konzert, eine große Sportveranstaltung oder ein Festival besucht haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Sicherheit vor Ort an G4S, Securitas oder einen anderen Sicherheitsdienstleister ausgelagert wurde.
Beispiele für IT-Outsourcing, darunter Projekte mit Nestlé und Bosch, finden Sie in unseren K&C-Fallstudien.
Ethik beim Outsourcing
Kosteneinsparungen und andere Effizienzgewinne durch eine Outsourcing-Strategie sollten selbstverständlich in einem Rahmen erzielt werden, der mit den ethischen Grundsätzen und den CSR-Richtlinien des Endkunden vereinbar ist. Um dies sicherzustellen, sollten Kundenunternehmen ihre Outsourcing-Partner sorgfältig prüfen, um zu gewährleisten, dass deren Praktiken und Standards nicht nur den lokalen Gesetzen und Vorschriften, sondern auch den eigenen Unternehmensgrundsätzen entsprechen.
Die Einhaltung ethischer Richtlinien durch einen Outsourcing-Partner sollte kontinuierlich überwacht werden.
Tipp: Legen Sie vertraglich klar fest und überwachen Sie die Regeln, nach denen Outsourcing-Partner Teile der ihnen anvertrauten Aufgaben und Prozesse an Subunternehmer weitervergeben dürfen. Je länger die Kette ist, desto schwieriger wird es für den Endkunden, darauf zu vertrauen, dass die ethischen Grundsätze entlang der gesamten Kette mit seinen eigenen im Einklang stehen.
Trends im Outsourcing
Es wird erwartet, dass der weltweite Markt für Business Process Outsourcing in den kommenden Jahren in allen wichtigen Bereichen – IT-Outsourcing, Business Process Outsourcing und Auftragsfertigung – weiterhin rasant wachsen wird.
Das Marktforschungsunternehmen GrandViewResearch schätzt den Gesamtwert des globalen BPO-Marktes für das Jahr 2022 auf 261,9 Milliarden US-Dollar, wobei der Outsourcing-Bereich für IT und Telekommunikation den wertvollsten Teilsektor darstellt. Dieser machte 34 % des Gesamtmarktes aus. Zwischen 2023 und 2030 wird der weltweite Outsourcing-Markt voraussichtlich um eine sehr robuste durchschnittliche jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 9,4 % wachsen und damit einen Wert von 525,2 Milliarden US-Dollar erreichen – fast doppelt so viel wie im Jahr 2022.
Quelle: GrandViewResearch
Andere Marktforschungsquellen deuten darauf hin, dass der weltweite Outsourcing-Markt sogar noch größer ist. So prognostiziert Statista beispielsweise, dass allein das IT-Outsourcing-Segment bis 2027 einen Wert von 587,3 Milliarden US-Dollar erreichen wird, ausgehend von 430,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023. Zu den wichtigsten Kennzahlen aus der Prognose von Statista gehören:
- Der Umsatz im Segment IT-Outsourcing wird im Jahr 2023 voraussichtlich 430,50 Mrd. US-Dollar erreichen.
- Es wird erwartet, dass der Umsatz eine jährliche Wachstumsrate (CAGR 2023–2027) von 8,07 % verzeichnen wird, was bis 2027 zu einem Marktvolumen von 587,30 Mrd. US-Dollar führen wird.
- Die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiter im Segment IT-Outsourcing werden im Jahr 2023 voraussichtlich 123,60 US-Dollar erreichen.
- Im weltweiten Vergleich wird der größte Teil des Umsatzes in den Vereinigten Staaten erzielt (156,20 Mrd. US-Dollar im Jahr 2023).
Doch während die strategische Bedeutung des Outsourcings ebenso wie der Marktwert der Branche weiter zunimmt, werden sich die jüngsten geopolitischen Entwicklungen – darunter der Einmarsch Russlands in die Ukraine und die wachsenden Spannungen zwischen dem Westen und China – auswirken. Es ist zu erwarten, dass Endkunden von ausgelagerten Fach- und Fertigungsdienstleistungen zunehmend Wert auf die Minderung geopolitischer Risiken legen werden.
Trotz der sich wandelnden Dynamik der Globalisierung, insbesondere angesichts der neuen Schwerpunkte auf der Sicherheit der Lieferketten und geopolitischen Risiken, wird die Branche aufgrund der Vorteile des Outsourcings voraussichtlich bis zum Ende des Jahrzehnts weiter rasant wachsen. Die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie und neue Technologien, die die Arbeit im Homeoffice ermöglichen, werden das Wachstum des Nearshore- und Offshore-Outsourcings von Fachdienstleistungen wie Buchhaltung, Personalwesen, Softwareentwicklung und anderen IT-Dienstleistungen vorantreiben.
Die für das gesamte Jahr 2023 erwarteten wirtschaftlichen Herausforderungen dürften sich zudem positiv auf das Outsourcing von Fachdienstleistungen auswirken, da Unternehmen und andere Organisationen Kosteneffizienz und Flexibilität in den Vordergrund stellen.
