IT-Outsourcing ist eine Unterkategorie des Outsourcings, die sich ausschließlich auf die Auslagerung von IT-Funktionen an einen Drittanbieter konzentriert. IT-Outsourcing gibt es jedoch in vielfältigen Formen und es deckt ein breites Spektrum an IT-Funktionen ab. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen bieten jedes Modell an oder sind darauf spezialisiert und decken dieselben Funktionen und Projektumfänge ab.
Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen an das IT-Outsourcing
Eine Vielzahl von Organisationen greift auf IT-Outsourcing-Anbieter zurück, um technische Aufgaben zu besetzen, deren Auslagerung an einen externen Spezialisten aus strategischen oder geschäftlichen Gründen sinnvoll ist. Unternehmen aller Größenordnungen – von Großkonzernen bis hin zu KMU – lagern IT-Aufgaben häufig aus verschiedenen Gründen aus, darunter:
- Kosten – Viele IT-Outsourcing-Anbieter stellen Fachkräfte zur Verfügung, die aus Ländern mit niedrigerem Lohnniveau aus der Ferne arbeiten.
- Bilanz – IT-Outsourcing-Verträge werden im Gegensatz zu den Gehältern der Mitarbeiter als variable und nicht als fixe Kosten verbucht.
- Flexibilität – Ausgelagerte IT-Ressourcen lassen sich nach oben und unten skalieren, ohne dass Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden müssen.
- Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung – fehlende interne Fachkenntnisse, um Stellen im technischen Bereich effizient zu besetzen, oder zu wenige geeignete lokale Bewerber, die den Budgetvorgaben entsprechen.
Nicht nur Unternehmen nutzen IT-Outsourcing. Auch andere Organisationen – von Nichtregierungsorganisationen über kommunale und nationale Behörden bis hin zu Sportvereinen, Veranstaltern usw. – verfügen oft über IT-Aufgaben, und aus denselben Gründen ist es häufig sinnvoll, diese auszulagern.
Allerdings unterscheiden sich die Outsourcing-Anforderungen einer örtlichen Schule oder einer kleinen Gemeinde von denen eines Start-ups oder eines aufstrebenden mittelständischen Unternehmens. Großunternehmen wie Banken, Konsumgüterhersteller und produzierende Unternehmen weisen wiederum ein ganz anderes Profil auf, mit Projekten größeren Umfangs und höheren Anforderungen an ihre externen Dienstleister.
Es gibt verschiedene Arten des IT-Outsourcings, und unterschiedliche IT-Outsourcing-Anbieter decken die vielfältigen Anforderungen ab. Das Unternehmen, das für eine bestimmte Kundengruppe den am besten geeigneten Service anbieten kann, ist oft nicht die richtige Wahl für eine andere.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation beispielsweise verlangt, dass Drittanbieter ISO-zertifiziert sind und eine Mindestumsatzgröße oder eine bestimmte Mitarbeiterzahl aufweisen, sind Sie wahrscheinlich darauf beschränkt, mit größeren IT-Outsourcing-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Möglicherweise müssen Sie die DSGVO oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigen, die vorschreiben, dass bestimmte IT-Funktionen innerhalb der EU oder in einem anderen Rechtsraum angesiedelt sein müssen.
Bevor Sie eine Auswahlliste mit IT-Outsourcing-Anbietern zusammenstellen, mit denen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens besprechen möchten, sollten Sie zunächst festlegen, welche Art von IT-Outsourcing Sie benötigen. Lassen Sie uns daher die verschiedenen Arten des IT-Outsourcings, die auf dem Markt angeboten werden, im Detail betrachten. Dies wird Ihnen dabei helfen, die für Sie passende Art zu ermitteln – als Ausgangspunkt für die Auswahl des richtigen Anbieters.
Arten des IT-Outsourcings
Das Spektrum der verfügbaren IT-Outsourcing-Dienstleistungen lässt sich nach Art auf verschiedene Weise unterteilen. Die naheliegendsten sind:
- Nach IT-Funktion
- Nach Kooperationsmodell
- Nach Einsatzmodell
- Nach Maßstab
- Nach geografischen Gesichtspunkten
IT-Funktionen, die ausgelagert werden können
Zu den IT-Funktionen, die häufig ausgelagert werden, gehören:
- Helpdesk und technischer Support
- Anwendungsentwicklung und -pflege
- Qualitätssicherung/Tests
- IoT-Entwicklung und -Wartung
- Infrastrukturmanagement
- Rechenzentrumsmanagement
- Cybersicherheit
- Entwicklung im Bereich KI und maschinelles Lernen
- IT-Beratung
Die meisten IT-Outsourcing-Unternehmen sind auf eine oder mehrere, jedoch selten auf alle IT-Funktionen spezialisiert. So hat sich K&C beispielsweise auf die Entwicklung und Wartung von Softwareanwendungen, Qualitätssicherung und Tests (automatisiert und manuell) sowie die Einrichtung und Verwaltung von Cloud-Infrastrukturen spezialisiert.
Wir bieten keine Helpdesk- und technischen Support-Spezialisten, kein Rechenzentrumsmanagement und keine Entwicklung von spezialisierter KI- und IoT-/Embedded-Software an. Andere IT-Outsourcing-Anbieter tun dies jedoch. Daher sollte sich Ihre Auswahlliste potenzieller Anbieter auf diejenigen konzentrieren, die genau die IT-Funktionen anbieten, die Sie auslagern möchten.
IT-Outsourcing nach Art des Kooperationsmodells
IT-Outsourcing-Anbieter bieten zudem verschiedene Service-Level-Stufen an, von denen die gängigsten folgende sind:
- Outstaffing/Personalverleih
- Umfassendes Liefermanagement mit HR-Funktionen
- Eine vertraglich vereinbarte Mischform aus beiden Modellen, bei der einige Aufgaben vom Endkunden und andere vom Outsourcing-Partner übernommen werden.
- Build-Operate-Transfer (BOT)
Outstaffing/Personalverleih
Die einfachste Form des IT-Outsourcings ist das Outstaffing, das manchmal auch als „Body Leasing“ bezeichnet wird. Dabei ist der Outsourcer lediglich dafür zuständig, Kandidaten für Vorstellungsgespräche vorzuschlagen und anschließend die Gehaltsabrechnung zu übernehmen. Body Leasing kommt häufig zum Einsatz, wenn der Endkunde seine internen IT-Ressourcen durch zusätzliche Mitarbeiter ergänzen oder Qualifikationslücken schließen muss.
Umfassendes Liefermanagement
Im anderen Extremfall kann der Outsourcing-Anbieter für den Bewerbungsprozess und die Einstellungsentscheidungen sowie für das gesamte Projekt- und Liefermanagement verantwortlich sein und Personalaufgaben wie berufliche Weiterentwicklung und Disziplinarverfahren sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und alle sonstigen Verwaltungsaufgaben übernehmen.
Der Kunde legt lediglich die Anforderungen an die vom Outsourcer zu erbringenden IT-Funktionen, die von diesen Funktionen erwarteten Ergebnisse sowie alle einzuhaltenden Regeln und Standards fest. Der Outsourcing-Partner trägt dann die volle Verantwortung für den gesamten Ausführungszyklus und die Qualität der Ergebnisse gemäß den vertraglich vereinbarten Anforderungen.
Build-Operate-Transfer (BOT)
Ein weiteres IT-Outsourcing-Modell ist „Build-Operate-Transfer“ (BOT). Dabei stellt der Outsourcer ein Team von Spezialisten zusammen und führt es ein – dies kann von einem mehrköpfigen Softwareentwicklungsteam bis hin zu einem kompletten Forschungs- und Entwicklungs- oder Supportzentrum reichen. Das Betriebsteam wird anschließend an den Endkunden übertragen, der die Beschäftigung der Mitarbeiter und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten übernimmt.
Diese Art der Vereinbarung kommt häufig zum Einsatz, wenn einer Organisation das Fachwissen, die Ressourcen oder die Zeit fehlen, um ein Projekt intern durchzuführen, und sie sich stattdessen dafür entscheidet, mit einem externen Unternehmen zusammenzuarbeiten, das über die erforderlichen Kompetenzen verfügt. Das BOT-Modell ermöglicht es dem Endkunden, vom Fachwissen und den Ressourcen des Outsourcing-Anbieters zu profitieren und gleichzeitig langfristig die Eigenverantwortung und Kontrolle über das Projekt zu behalten.
Nicht alle IT-Outsourcing-Anbieter bieten jede Art von Modell an. Bei K&C sind wir darauf spezialisiert, Teams mit umfassendem Projektmanagement bereitzustellen, bieten aber auch einen reduzierten Personalverleih-/Outstaffing-Service an, wenn unser Kunde dies wünscht. Wir haben zudem BOT-Projekte durchgeführt, wie beispielsweise dieses Fallbeispiel zum Aufbau eines Liferay-Forschungs- und Entwicklungszentrums mit 120 Entwicklern.
IT-Outsourcing nach Geschäftsmodell – Zeit- und Materialabrechnung, Festpreis oder Hybridmodell?
- Zeitaufwand und Materialkosten
- Fixkosten
- Hybridmodelle
Traditionell basieren IT-Outsourcing-Dienstleistungen auf einem „Time-and-Material“-Geschäftsmodell, bei dem dem Endkunden die Leistungen stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise in Rechnung gestellt werden. Die Tarife für die bereitgestellten Fachkräfte und etwaige Zusatzleistungen wie Liefermanagement, Personalaufgaben, Gehaltsabrechnung usw. werden vereinbart und vertraglich festgelegt, ebenso wie häufig die Mindest- und Höchstgrenzen sowie die Kündigungsfristen für die Auf- und Abskalierung der ausgelagerten Funktionen.
Ein Zeit- und Material-Honorar-Modell ist in der Regel für größere oder laufende Projekte erforderlich, insbesondere im Rahmen eines agilen Ansatzes bei der Softwareentwicklung. Für Outsourcing-Partner kann es jedoch sinnvoll sein, bei kleineren Softwareentwicklungsprojekten, Beratungsleistungen oder anderen IT-Aufgaben, bei denen die Anforderungen klar, feststehend und zeitlich begrenzt sind, ein Festpreisangebot zu unterbreiten.
Es können auch Hybridmodelle wie „Fixed-Cost Agile“ vereinbart werden. Dabei wird ein Projekt in der Regel in Module, Elemente oder Phasen unterteilt, deren Anforderungen klar und feststehend sind. Sobald eine Phase zu einem vereinbarten Festpreis abgeschlossen ist, werden die Anforderungen für die nächste Phase detailliert festgelegt und vereinbart, und es wird ein Festpreis für deren Umsetzung vertraglich vereinbart.
Hybridmodelle können – sofern sie unter den richtigen Umständen gut umgesetzt werden – sowohl dem Endkunden als auch dem IT-Outsourcing-Partner dabei helfen, effizienter zu budgetieren und sich weniger den sich ändernden Marktbedingungen auszusetzen.
IT-Outsourcing nach Projektumfang und Anforderungen an den Dienstleister
Wie bereits angedeutet, können die Anforderungen an das IT-Outsourcing von einem einzelnen Berater für einige Tage im Monat oder einem kleinen Softwareentwicklungsteam bis hin zu einem voll besetzten Forschungs- und Entwicklungs- oder Supportzentrum reichen. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen sind bereit, kleinere Projekte zu übernehmen, und nicht alle verfügen über die Ressourcen, um große Projekte zu bewältigen.
Möglicherweise stellt Ihr Unternehmen weitere Anforderungen an einen IT-Outsourcing-Anbieter, wie beispielsweise eine ISO-Zertifizierung, den Status als AWS-Partner, die Anzahl der Mitarbeiter und einen Mindestumsatz, um nur einige zu nennen.
Die Größe Ihres Unternehmens und dessen Anforderungen an externe Dienstleister sowie der Umfang des Teams oder Projekts, das Sie auslagern möchten, beeinflussen Ihre Wahl des Outsourcing-Partners.
Arten des IT-Outsourcings nach Regionen
Die Arten des IT-Outsourcings werden häufig auch nach geografischen Gesichtspunkten definiert, woraus sich die gängigen Bezeichnungen ergeben:
- An Land
- Nearshore
- Offshore
IT-Outsourcing im Inland
Bei Onshore-IT-Outsourcing-Beziehungen sind die vertraglich vereinbarten IT-Funktionen im selben Land angesiedelt wie der Endkunde. Wenn ein Endkunde ausgelagerte IT-Funktionen im Inland in Auftrag gibt, geschieht dies in der Regel aus einem der folgenden Gründe:
- Zusammenarbeit vor Ort erforderlich
- Sprache – Es ist schwierig, Fachkräfte mit den erforderlichen Sprachkenntnissen in anderen Regionen zu finden.
- Datenschutzvorschriften – Bei einigen IT-Aufgaben sind der Zugriff auf Daten und deren Übertragung in einer Weise geregelt, die vorschreibt, dass sich alle Personen, die diese Aufgaben ausführen, im selben Land befinden müssen wie die Daten selbst.
Nearshore-IT-Outsourcing
Beim Nearshore-IT-Outsourcing befinden sich die IT-Funktionen zwar physisch in einem anderen Land, das jedoch allgemein als relativ geografisch nahe am Standort des Endkunden liegend definiert wird. So gilt beispielsweise Osteuropa als Nearshore-Standort für Westeuropa und Mexiko für die USA.
Es gibt keine festgelegte Definition dafür, wie nahe ein Outsourcing-Markt am Sitz des Endkunden liegen muss, um als „Nearshore“ zu gelten, doch allgemein wird darunter verstanden, dass die Zeitzonen kompatibel sind und die Hin- und Rückreise bequem ist. Grob gesagt könnte man einen Nearshore-Markt als einen Markt betrachten, der mit einem sogenannten Kurzstreckenflug erreichbar ist.
Die Vorteile des Nearshore-Outsourcings liegen in der Regel darin, dass die Kosten geringer sind, da die IT-Funktionen in einem Land angesiedelt sind, in dem die Löhne, Steuern und Kosten insgesamt niedriger sind als beim Endkunden. Dennoch ist eine Zusammenarbeit vor Ort bei Bedarf nach wie vor relativ einfach und kostengünstig.
Eine hohe Kompatibilität in Bezug auf Sprache und Unternehmenskultur sind weitere Vorteile, die häufig mit dem Nearshore-IT-Outsourcing in Verbindung gebracht werden.
Eine vollständige Liste der Vorteile des Nearshoring sowie einiger potenzieller Probleme, die damit einhergehen, finden Sie in unserem Blogbeitrag darüber, warum Nearshoring funktioniert – basierend auf unseren Erfahrungen aus erster Hand.
Offshore-IT-Outsourcing
Während „Nearshore“-IT-Outsourcing grob definiert als die Auslagerung von IT-Funktionen an Standorte in Kurzstreckenflugentfernung verstanden wird, sind bei „Offshore“-IT-Outsourcing-Standorten Langstreckenflüge erforderlich. Indien und die Philippinen beispielsweise gelten aus Sicht europäischer und nordamerikanischer Endkunden als „Offshore“-Outsourcing-Märkte.
Unternehmen entscheiden sich in der Regel eher für Offshore-Standorte als für Nearshore-Optionen, entweder aufgrund der vermeintlich geringeren Kosten oder aufgrund der Verfügbarkeit der benötigten qualifizierten Fachkräfte.
Welche Art von Outsourcing benötigen Sie?
Es ist wichtig, zunächst im Rahmen Ihres Budgets zu definieren, welche Art von IT-Outsourcing Sie benötigen. Insbesondere auf Führungsebene sind die Gehaltsniveaus von IT-Fachkräften weltweit weniger differenziert als früher. Beim IT-Outsourcing geht es mittlerweile weniger um die Kosten als vielmehr um die damit verbundenen strategischen Vorteile.
Dennoch führen Nearshore- und Offshore-Outsourcing für Unternehmen mit Sitz in Ländern mit hohen Lohnkosten in der Regel nach wie vor zu Kosteneinsparungen im Vergleich zu Onshore-Lösungen oder der Einstellung eigener Mitarbeiter. Zudem gibt es aufstrebende IT-Dienstleistungsmärkte, auf denen die Kosten noch niedriger sind. So eröffnete K&C im Jahr 2022 beispielsweise neue Niederlassungen in Baku (Aserbaidschan) und in Sulaymaniyah, einer Universitätsstadt in der politisch stabilen, halbautonomen Region Irakisch-Kurdistan.
Über die Kosten hinaus sollten Sie überlegen, welchen Umfang an Outsourcing-Dienstleistungen Sie benötigen – von der Personalüberlassung über das vollständige Management bis hin zu einem BOT-Modell –, wie groß Ihr Bedarf ist und welche Präferenzen oder Anforderungen Sie hinsichtlich des Standorts der ausgelagerten IT-Funktionen haben, z. B. innerhalb der EU aufgrund der DSGVO.
Auf diese Weise können Sie eine Auswahlliste potenzieller Anbieter erstellen, die über das richtige Profil verfügen, um Ihre Anforderungen im Bereich IT-Outsourcing zu erfüllen.
Haben Sie bereits den richtigen IT-Outsourcing-Partner gefunden?
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre Anforderungen im Bereich IT-Outsourcing schildern würden, damit wir Ihnen eine Lösung vorschlagen können. Das in München ansässige Unternehmen K&C verfügt über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung als Nearshore-IT-Outsourcing-Anbieter für eine Vielzahl von Kunden – von Großunternehmen über spannende Start-ups bis hin zu mittelständischen Wachstumsunternehmen.
Wir rekrutieren in ganz Osteuropa, einschließlich der EU-Länder, und unterhalten Niederlassungen in München, Krakau (Polen), Kiew (Ukraine – derzeit ausgesetzt), Baku (Aserbaidschan) und Sulaymaniyah (der halbautonomen Region Irakisch-Kurdistan).
Wir sind auf vollständig betreute Teams spezialisiert, können aber je nach Ihren Anforderungen auch Personalverleih, Hybridmodelle und BOT anbieten.
