IT-Outsourcing ist eine Unterkategorie des Outsourcings, die sich ausschließlich auf die Auslagerung von IT-Funktionen an einen Drittanbieter konzentriert. IT-Outsourcing gibt es jedoch in vielfältigen Formen und es deckt ein breites Spektrum an IT-Funktionen ab. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen bieten jedes Modell an oder sind darauf spezialisiert und decken dieselben Funktionen und Projektgrößen ab.
Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen an das IT-Outsourcing
Eine Vielzahl von Organisationen greift auf IT-Outsourcing-Anbieter zurück, um technische Aufgaben zu übernehmen, deren Auslagerung an einen externen Spezialisten aus strategischer oder geschäftlicher Sicht sinnvoll ist. Unternehmen aller Größenordnungen – von Großkonzernen bis hin zu KMU – lagern IT-Aufgaben häufig aus verschiedenen Gründen aus, darunter:
- Kosten – Viele IT-Outsourcing-Anbieter stellen Fachkräfte zur Verfügung, die aus Ländern mit niedrigeren Lohnniveaus aus der Ferne arbeiten.
- Bilanz – IT-Outsourcing-Verträge werden im Gegensatz zu Mitarbeitergehältern als variable und nicht als fixe Kosten verbucht.
- Flexibilität – ausgelagerte IT-Ressourcen lassen sich nach oben und unten skalieren, ohne dass Personal eingestellt oder entlassen werden muss.
- Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung – fehlende interne Fachkenntnisse, um Stellen im technischen Bereich effizient zu besetzen, oder zu wenige geeignete lokale Bewerber, die das Budget nicht überschreiten.
Nicht nur Unternehmen nutzen IT-Outsourcing. Auch andere Organisationen – von Nichtregierungsorganisationen über lokale und nationale Behörden bis hin zu Sportvereinen, Veranstaltern usw. – verfügen oft über IT-Aufgaben, und aus denselben Gründen ist es häufig sinnvoll, diese auszulagern.
Der Outsourcing-Bedarf einer örtlichen Schule oder einer kleinen Gemeinde unterscheidet sich jedoch von dem eines Start-ups oder eines aufstrebenden mittelständischen Unternehmens. Großunternehmen wie Banken, Konsumgüterhersteller und produzierende Betriebe weisen wiederum ein ganz anderes Profil auf, mit Projekten größeren Umfangs und höheren Anforderungen an ihre externen Dienstleister.
Es gibt verschiedene Arten von IT-Outsourcing, und verschiedene Arten von IT-Outsourcing-Anbietern decken die vielfältigen Anforderungen ab. Das Unternehmen, das für eine bestimmte Art von Kunden den am besten geeigneten Service anbieten kann, ist oft nicht die richtige Wahl für einen anderen Kunden.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation beispielsweise verlangt, dass Drittanbieter ISO-zertifiziert sind und eine Mindestumsatz- oder Mitarbeiterzahl aufweisen, sind Sie wahrscheinlich darauf beschränkt, mit größeren IT-Outsourcing-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Möglicherweise müssen Sie die DSGVO oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigen, wonach bestimmte IT-Funktionen innerhalb der EU oder einer anderen Rechtsordnung angesiedelt sein müssen.
Bevor Sie eine Auswahlliste mit IT-Outsourcing-Anbietern erstellen, mit denen Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens besprechen möchten, sollten Sie zunächst festlegen, welche Art von IT-Outsourcing Sie benötigen. Lassen Sie uns daher die verschiedenen Arten von IT-Outsourcing, die auf dem Markt angeboten werden, näher betrachten. Dies wird Ihnen dabei helfen, die für Sie passende Variante zu ermitteln – als Ausgangspunkt für die Suche nach dem richtigen Anbieter.
Arten des IT-Outsourcings
Das Spektrum der verfügbaren IT-Outsourcing-Dienstleistungen lässt sich nach Art auf verschiedene Weise unterteilen. Die naheliegendsten sind:
- Nach IT-Funktion
- Nach Kooperationsmodell
- Nach Einsatzmodell
- Nach Größe
- Nach geografischen Gesichtspunkten
IT-Aufgaben, die ausgelagert werden können
Zu den IT-Aufgaben, die häufig ausgelagert werden, gehören:
- Helpdesk und technischer Support
- Anwendungsentwicklung und -pflege
- Qualitätssicherung/Testen
- Entwicklung und Wartung von IoT-Lösungen
- Infrastrukturmanagement
- Rechenzentrumsmanagement
- Cybersicherheit
- Entwicklung im Bereich KI und maschinelles Lernen
- IT-Beratung
Die meisten IT-Outsourcing-Unternehmen sind auf eine oder mehrere, jedoch selten auf alle IT-Funktionen spezialisiert. K&C beispielsweise ist auf die Entwicklung und Wartung von Softwareanwendungen, Qualitätssicherung und Tests (automatisiert und manuell) sowie die Einrichtung und Verwaltung von Cloud-Infrastrukturen spezialisiert.
Wir bieten keine Helpdesk- und Support-Spezialisten, kein Rechenzentrumsmanagement und keine Entwicklung von spezialisierter KI- und IoT-/Embedded-Software an. Andere IT-Outsourcing-Anbieter tun dies jedoch. Daher sollte sich Ihre Auswahlliste potenzieller Anbieter auf diejenigen konzentrieren, die genau die IT-Funktionen anbieten, die Sie auslagern möchten.
IT-Outsourcing nach Art des Kooperationsmodells
IT-Outsourcing-Anbieter bieten zudem verschiedene Service-Level-Stufen an, von denen die gängigsten folgende sind:
- Personalvermittlung/Personalüberlassung
- Umfassendes Liefermanagement mit HR-Funktionen
- Eine vertraglich vereinbarte Mischform aus beiden, bei der einige Aufgaben vom Endkunden und andere vom Outsourcing-Partner übernommen werden.
- Bau-Betrieb-Übertragung (BOT)
Personalvermittlung/Personalüberlassung
Die einfachste Form des IT-Outsourcings ist das Outstaffing, das manchmal auch als „Body Leasing“ bezeichnet wird. Dabei ist der Outsourcer lediglich dafür zuständig, Kandidaten für Vorstellungsgespräche vorzuschlagen und anschließend die Gehaltsabrechnung zu übernehmen. Body Leasing kommt häufig zum Einsatz, wenn der Endkunde seine internen IT-Ressourcen durch zusätzliche Mitarbeiter ergänzen oder Qualifikationslücken schließen muss.
Umfassendes Liefermanagement
Im anderen Extremfall kann der Outsourcing-Anbieter für den Bewerbungsprozess und die Einstellungsentscheidungen sowie für das gesamte Projekt- und Liefermanagement verantwortlich sein und Personalaufgaben wie berufliche Weiterentwicklung und Disziplinarverfahren sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und alle sonstigen Verwaltungsaufgaben übernehmen.
Der Kunde legt lediglich die Anforderungen an die vom Outsourcer zu erbringenden IT-Leistungen, die von diesen Leistungen erwarteten Ergebnisse sowie alle einzuhaltenden Regeln und Standards fest. Der Outsourcing-Partner trägt dann die volle Verantwortung für den gesamten Ausführungszyklus und die Qualität der Ergebnisse gemäß den vertraglich vereinbarten Anforderungen.
Bau-Betrieb-Übertragung (BOT)
Ein weiteres IT-Outsourcing-Modell ist „Build-Operate-Transfer“ (BOT). Dabei stellt der Outsourcer ein Team von Spezialisten zusammen und führt es ein; dabei kann es sich um ein mehrköpfiges Softwareentwicklungsteam bis hin zu einem kompletten Forschungs- und Entwicklungs- oder Supportzentrum handeln. Das operative Team wird anschließend an den Endkunden übertragen, der die Beschäftigung der Mitarbeiter und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten übernimmt.
Diese Art der Vereinbarung kommt häufig zum Einsatz, wenn einer Organisation das Fachwissen, die Ressourcen oder die Zeit fehlen, um ein Projekt intern durchzuführen, und sie sich stattdessen dafür entscheidet, mit einem externen Unternehmen zusammenzuarbeiten, das über die erforderlichen Kompetenzen verfügt. Das BOT-Modell ermöglicht es dem Endkunden, vom Fachwissen und den Ressourcen des Outsourcing-Anbieters zu profitieren und gleichzeitig langfristig die Verantwortung und Kontrolle über das Projekt zu behalten.
Nicht alle IT-Outsourcing-Anbieter bieten alle Arten von Modellen an. Bei K&C sind wir darauf spezialisiert, Teams mit umfassendem Projektmanagement bereitzustellen, bieten aber auch einen reduzierten Personalvermittlungs- bzw. Outstaffing-Service an, wenn dies der Wunsch unseres Kunden ist. Wir haben zudem BOT-Projekte durchgeführt, wie beispielsweise dieses Fallbeispiel zum Aufbau eines Liferay-Forschungs- und Entwicklungszentrums mit 120 Entwicklern.
IT-Outsourcing nach Geschäftsmodell – nach Aufwand, Festpreis oder eine Mischform?
- Zeitaufwand und Materialkosten
- Fixkosten
- Hybridmodelle
Traditionell basieren IT-Outsourcing-Dienstleistungen auf einem „Time-and-Material“-Geschäftsmodell, bei dem dem Endkunden die Leistungen stunden-, tage-, wochen- oder monatsweise in Rechnung gestellt werden. Die Tarife für die bereitgestellten Fachkräfte und etwaige Zusatzleistungen wie Liefermanagement, Personalaufgaben, Lohnabrechnung usw. werden vereinbart und vertraglich festgelegt, ebenso wie häufig die Mindest- und Höchstparameter sowie die Kündigungsfristen für die Auf- und Abskalierung der ausgelagerten Funktionen.
Ein Zeit- und Material-Vertragsmodell ist in der Regel für größere oder laufende Projekte erforderlich, insbesondere im Rahmen eines agilen Ansatzes bei der Softwareentwicklung. Für Outsourcing-Partner kann es jedoch sinnvoll sein, bei kleineren Softwareentwicklungsprojekten, Beratungsleistungen oder anderen IT-Aufgaben, bei denen die Anforderungen klar, feststehend und zeitlich begrenzt sind, ein Festpreisangebot zu unterbreiten.
Es können auch Hybridmodelle wie „Fixed-Cost Agile“ vereinbart werden. Dabei wird ein Projekt in der Regel in Module, Elemente oder Phasen unterteilt, deren Anforderungen klar und feststehend sind. Sobald eine Phase zu einem vereinbarten Festpreis abgeschlossen ist, werden die Anforderungen für die nächste Phase detailliert festgelegt und vereinbart, und es wird ein Festpreis für deren Umsetzung vertraglich vereinbart.
Hybridmodelle können, wenn sie unter den richtigen Umständen gut umgesetzt werden, sowohl dem Endkunden als auch dem IT-Outsourcing-Partner dabei helfen, effizienter zu budgetieren und sich weniger den Schwankungen des Marktes auszusetzen.
IT-Outsourcing nach Projektumfang und Anforderungen an den Anbieter
Wie bereits angedeutet, können die Anforderungen an das IT-Outsourcing von einem einzelnen Berater für einige Tage im Monat oder einem kleinen Softwareentwicklungsteam bis hin zu einem voll besetzten Forschungs- und Entwicklungs- oder Supportzentrum reichen. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen sind bereit, kleinere Projekte zu übernehmen, und nicht alle verfügen über die Ressourcen, um große Projekte zu bewältigen.
Möglicherweise stellt Ihr Unternehmen weitere Anforderungen an einen IT-Outsourcing-Anbieter, wie beispielsweise eine ISO-Zertifizierung, den Status als AWS-Partner, die Anzahl der Mitarbeiter und einen Mindestumsatz, um nur einige zu nennen.
Die Größe Ihres Unternehmens und dessen Anforderungen an externe Dienstleister sowie der Umfang des Teams oder Projekts, das Sie auslagern möchten, beeinflussen Ihre Wahl des Outsourcing-Partners.
Arten des IT-Outsourcings nach Regionen
Die Arten des IT-Outsourcings werden häufig auch nach geografischen Gesichtspunkten definiert, woraus sich die gängigen Bezeichnungen ergeben:
- an Land
- Nearshore
- Offshore
IT-Outsourcing im Inland
Bei Onshore-IT-Outsourcing-Beziehungen sind die ausgelagerten IT-Funktionen im selben Land wie der Endkunde angesiedelt. Wenn ein Endkunde IT-Funktionen im Inland auslagert, geschieht dies in der Regel aus einem der folgenden Gründe:
- Zusammenarbeit vor Ort erforderlich
- Sprache – es ist schwierig, Fachkräfte mit den erforderlichen Sprachkenntnissen in anderen Regionen zu finden.
- Datenschutzvorschriften – Bei einigen IT-Aufgaben sind der Zugriff auf Daten und deren Übermittlung in einer Weise geregelt, die vorschreibt, dass sich die mit diesen Aufgaben betrauten Personen im selben Land befinden müssen wie die Daten selbst.
Nearshore-IT-Outsourcing
Unter „Nearshore-IT-Outsourcing“ versteht man, dass IT-Funktionen zwar physisch in einem anderen Land angesiedelt sind, dieses jedoch grob als relativ geografisch nahe am Standort des Endkunden definiert wird. So gelten beispielsweise Osteuropa als Nearshore-Standort für Westeuropa und Mexiko für die USA.
Es gibt keine festgelegte Definition dafür, wie nah ein Outsourcing-Markt am Sitz des Endkunden liegen muss, um als „Nearshore“ zu gelten, doch allgemein wird darunter verstanden, dass die Zeitzonen kompatibel sind und die Hin- und Rückreise bequem ist. Grob gesagt könnte man einen Nearshore-Markt als einen Markt betrachten, der mit einem sogenannten Kurzstreckenflug erreichbar ist.
Die Vorteile des Nearshore-Outsourcings liegen in der Regel darin, dass die Kosten geringer sind, da die IT-Funktionen in einem Land angesiedelt sind, in dem die Löhne, Steuern und Lebenshaltungskosten im Allgemeinen niedriger sind als beim Endkunden. Dennoch ist eine Zusammenarbeit vor Ort bei Bedarf relativ einfach und kostengünstig.
Eine hohe Kompatibilität in Bezug auf Sprache und Unternehmenskultur sind weitere Vorteile, die häufig mit Nearshore-IT-Outsourcing in Verbindung gebracht werden.
Eine vollständige Liste der Vorteile des Nearshoring sowie einiger potenzieller Herausforderungen, die damit einhergehen, finden Sie in unserem Blogbeitrag darüber, warum Nearshoring funktioniert – basierend auf unseren eigenen Erfahrungen.
IT-Outsourcing ins Ausland
Während „Nearshore“-IT-Outsourcing grob definiert als die Auslagerung von IT-Funktionen an Standorte in Kurzstreckenflugentfernung verstanden wird, sind „Offshore“-IT-Outsourcing-Standorte mit einem Langstreckenflug verbunden. Indien und die Philippinen beispielsweise gelten aus Sicht europäischer und nordamerikanischer Endkunden als Offshore-Outsourcing-Märkte.
Unternehmen entscheiden sich in der Regel eher für Offshore-Standorte als für Nearshore-Optionen, entweder aufgrund der vermeintlich geringeren Kosten oder aufgrund der Verfügbarkeit der benötigten qualifizierten Fachkräfte.
Welche Art von Outsourcing benötigen Sie?
Zunächst ist es wichtig, im Rahmen Ihres Budgets zu definieren, welche Art von IT-Outsourcing Sie benötigen. Insbesondere auf Führungsebene sind die Gehaltsniveaus von IT-Fachkräften weltweit weniger unterschiedlich als früher. Beim IT-Outsourcing geht es mittlerweile weniger um die Kosten als vielmehr um die damit verbundenen strategischen Vorteile.
Dennoch führen Nearshore- und Offshore-Outsourcing für Unternehmen mit Sitz in Ländern mit hohem Lohnniveau in der Regel nach wie vor zu Kosteneinsparungen im Vergleich zu Onshore-Lösungen oder der Einstellung von internem Personal. Zudem gibt es aufstrebende Märkte für IT-Dienstleistungen, auf denen die Kosten noch niedriger sind. So eröffnete K&C im Jahr 2022 neue Niederlassungen in Baku (Aserbaidschan) und in Sulaymaniyah, einer Universitätsstadt in der politisch stabilen, halbautonomen Region Irakisch-Kurdistan.
Über die Kosten hinaus sollten Sie überlegen, welche Art von Outsourcing-Dienstleistung Sie benötigen – von der Personalüberlassung über das vollständige Management bis hin zu einem BOT-Modell –, welchen Umfang Ihre Anforderungen haben und welche Präferenzen oder Vorgaben Sie hinsichtlich des Standorts der ausgelagerten IT-Funktionen haben, z. B. innerhalb der EU aufgrund der DSGVO.
Sie können dann eine Auswahlliste potenzieller Anbieter erstellen, die über das richtige Profil verfügen, um Ihre Anforderungen im Bereich IT-Outsourcing zu erfüllen.
Haben Sie bereits den richtigen IT-Outsourcing-Partner gefunden?
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre Anforderungen im Bereich IT-Outsourcing schildern und wir Ihnen eine Lösung vorschlagen dürfen. Das in München ansässige Unternehmen K&C verfügt über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung als Nearshore-IT-Outsourcing-Anbieter für eine Vielzahl von Kunden, von Großunternehmen über spannende Start-ups bis hin zu mittelständischen Wachstumsunternehmen.
Wir rekrutieren in ganz Osteuropa, einschließlich der EU-Länder, und unterhalten Niederlassungen in München, Krakau (Polen), Kiew (Ukraine – derzeit ausgesetzt), Baku (Aserbaidschan) und Sulaymaniyah (der halbautonomen Region Irakisch-Kurdistan).
Wir sind auf vollständig betreute Teams spezialisiert, bieten aber je nach Ihren Anforderungen auch Personalverleih, Hybridmodelle und BOT an.
