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Heimarbeit, insbesondere im IT-Bereich, wird zunehmend zur Norm, was sich ebenfalls im Nearshore-Outsourcing bemerkbar macht. Im folgenden Leitfaden definieren wir daher genau, was Nearshore-Outsourcing eigentlich ist und warum sich grade diese Geschäftsstrategie zu einer wichtigen Säule in puncto Effizienz und Produktivität entwickelt hat. Hierzu gehen wir genauer auf die Vorteile, aber auch die Risiken ein und präsentieren die wichtigsten Fakten, Zahlen und Statistiken für das Jahr 2022/23.
Was ist Outsourcing?
Outsourcing beschreibt die Geschäftsbeziehung zwischen einer Kundenorganisation und einem Outsourcer, bei der die Kundenorganisationen Dienstleistungen an den Outsourcer auslagert. Ein Outsourcer ist in der Regel auf die Bereitstellung der jeweiligen Dienstleistung spezialisiert und unterstützt hierdurch das Kerngeschäft der Kundenorganisation.
Die Spezialisierung des Outsources bedeutet konkret, dass dieser entweder eine höhere Qualität, eine kostengünstigere Ausführung oder sogar beides bieten kann.
Outsourcing-Beispiele:
- Ein Automobilhersteller lagert die Produktion bestimmter Komponenten aus. Das Kerngeschäft des Automobilherstellers besteht in der Entwicklung und Herstellung von Autos. Das Kerngeschäft des Outsourcers ist dagegen die Herstellung bestimmter Autokomponenten.
- Ein Hersteller von Autokomponenten lagert wiederum die Entwicklung eines speziellen Bestandskontroll- und Produktionsliniensystems an einen IT-Outsourcer aus. Das Kerngeschäft des Autokomponentenherstellers ist die Herstellung von Komponenten, während das Kerngeschäft des IT-Outsourcers die Entwicklung von kundenspezifischer Software ist.
Outsourcing folgt dem Prinzip des schottischen Ökonomen Adam Smith, der bemerkte, dass die Arbeitsteilung in Produktionsanlagen erheblich zur Effizienz beitrug. Somit kam Smith zum Ergebnis, dass die Aufteilung komplexer Aufgaben in kleinere Bereiche, auf die sich einzelne Arbeitnehmer spezialisieren, die Leistung und Qualität steigern würde.
Diese Beobachtung wurde zum zentralen Bestandteil seiner Wirtschaftstheorien, wodurch Smith als „Vater des Kapitalismus“ in die Geschichtsschreibung einging.
Outsourcing bringt die Arbeitsteilung von Adam Smith noch eine Stufe weiter. Durch Outsourcing spezialisieren sich nicht nur die Mitarbeiter, sondern ganze Unternehmen auf die Bereitstellung bestimmter Dienstleistungen, wie z. B. die Herstellung von Kleidungsstücken, Mikrochips oder die Softwareentwicklung.
Insbesondere in einer globalisierten Welt, in der die Gemeinkosten zwischen den Ländern erheblich variieren können, kann Outsourcing als Form der Arbeitsteilung einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil für Kundenorganisationen liefern. Outsourcing kann nicht nur die Kosten senken, sondern auch die Qualität verbessern, da Spezialisten in einem bestimmten Bereich hochqualifiziert und erfahren sind.
Was ist Nearshore-Outsourcing?
Nearshore-Outsourcing bezieht sich auf Auslagerungen in ein Land, das in der Nähe der Kundenorganisation liegt. In einem europäischen Kontext wird Nearshore-Outsourcing am häufigsten mit westeuropäischen Kundenorganisationen in Verbindung gebracht, die mit Dienstleistern aus Osteuropa zusammenarbeiten. Nordafrika könnte auch als Nearshore-Outsourcing-Ziel für eine Kundenorganisation aus Spanien gelten.
Es gibt keine genauen Kriterien dafür, wie sich Nearshore- und Offshore-Outsourcing voneinander trennen lassen. Als allgemeine Faustregel bezieht sich Nearshore-Outsourcing jedoch in der Regel auf die Länder, die innerhalb weniger Flugstunden vom Standort der Kundenorganisation entfernt sind. Es wird auch erwartet, dass die Zeitzone des Outsourcers nicht mehr als 2-3 Stunden vom Kunden abweicht, sodass sich die Standardarbeitszeiten zum Großteil überschneiden.
Die geografische Nähe führt in den meisten Fällen zu einer besseren kulturellen und sprachlichen Kompatibilität zwischen den Mitarbeitern beider Unternehmen.
Nearshore-Outsourcing lässt sich ebenfalls im Verhältnis zu Onshore- und Offshore-Outsourcing definieren. Onshore-Outsourcing bezieht sich auf die Zusammenarbeit mit einem ausgelagerten Dienstleister im selben Land, während sich Offshore-Outsourcing auf einen Standort bezieht, der weiter entfernt von dem ist, was typischerweise als Nearshore definiert wird. In einem europäischen Kontext wären Indien oder Sri Lanka beispielsweise Offshore-Outsourcing-Ziele, während die Ukraine, Polen, Weißrussland oder Bulgarien Nearshore-Alternativen darstellen.
Wann gelingt IT Outsourcing?
(und wann nicht?)
Nearshore-Outsourcing – strategische Vorteile
Nearshore-Outsourcing bietet Kundenorganisationen eine ganze Reihe von strategischen Vorteilen an. Einige gelten für Outsourcing im Allgemeinen, während sich andere nur auf Nearshore-Outsourcing beziehen.
Geringere Kosten
Geringere Kosten sind vielleicht der größte Vorteil beim Outsourcing. Da Outsourcer auf die von ihnen angebotenen Dienste spezialisiert sind, können sie diese häufig günstiger anbieten als unspezialisierte Unternehmen. Dies lässt sich durch erfahrene, qualifizierte Führungskräfte und Mitarbeiter sowie effiziente Prozesse erklären, die über Jahre hinweg verbessert wurden. Diese Effizienzsteigerungen können an die Kundenorganisation weitergegeben werden.
Outsourcer sind häufig auch in Regionen ansässig, in denen die allgemeinen Kosten und Gehälter niedriger sind als für die Kundenorganisation. Hierdurch wird Outsourcing sogar oft günstiger im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern. Selbst wenn dies nicht der Fall sein sollte, beispielsweise bei einem Onshore-Outsourcing-Partner, ergeben sich dennoch weitere Kostenvorteile.
Keine festen Gemeinkosten
Keine festen Gemeinkosten sind ein großer Kostenvorteil, den jede Art von Outsourcing mit sich bringt. Interne Mitarbeiter hingeben erhöhen die monatlichen Fixkosten unabhängig vom eigentlichen Bedarf der Organisation.
Wenn die Nachfrage der Organisation nach dem Service des festangestellten Mitarbeiters sinkt oder das ganze Jahr über variiert, muss die Firma dennoch die monatlichen Fixkosten begleichen.
Durch die Verwendung eines ausgelagerten Dienstes kann die Leistung im Rahmen des Vertrags nach Bedarf vergrößert oder verkleinert werden, ohne dass beim Kunden fixe Kosten anfallen. Zusätzliche Ressourcen können hinzugefügt werden, wenn die Nachfrage nach dem bereitgestellten Dienst steigt und auch problemlos zurückgezogen werden, wenn diese wieder abnimmt.
Outsourcer sind Spezialisten
Wir haben bereits das Geschäftsmodell von Outsourcern angesprochen, das dazu beiträgt, dass Dienstleistungen von besserer Qualität im Vergleich zur Kundenorganisation angeboten werden können.
Selbstverständlich können Unternehmen ebenfalls erfahrene Spezialisten Vollzeit beschäftigen, aber die Teilnahme an zahlreichen Projekten bedeutet im Regelfall, dass ausgelagerte Spezialisten mehr Erfahrungen als interne Mitarbeiter mitbringen. Dieser reichhaltige Erfahrungsschatz kann ausgelagerte Spezialisten zu besonders effektiven und kompetenten Fachleuten machen.
Outsourcer haben sich ebenfalls ein Fachwissen angeeignet, was die Rekrutierung und Ausbildung von Fachkräften angeht.
Die Kundenorganisation kann sich auf das Kerngeschäft konzentrieren
Zu Beginn dieses Blogs habe ich einige Beispiele für Outsourcing aufgelistet: Ein Autohersteller, der die Herstellung von Komponenten auslagert sowie ein Komponentenhersteller, der die Softwareentwicklung auslagert, um das Geschäft effizient zu betreiben.
In beiden Szenarien haben die Kundenorganisationen die strategische Entscheidung getroffen, Dienstleistungen auszulagern, die ihr Kerngeschäft unterstützen, was in der Herstellung von Autos bzw. der Herstellung von Autokomponenten besteht.
Durch Outsourcing können sich Firmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und andere Dienste zuverlässigen Partnern überlassen, die sich genau hierauf spezialisiert haben. Die Kundenorganisation muss hierdurch keine unnötige Zeit damit verbringen, Fachkräfte zu rekrutieren, zu schulen und zu managen, nur um hinterher feststellen zu müssen, dass es bessere Alternativen gibt.
Hier machen sich die Vorteile der strategischen Arbeitsteilung deutlich.
Zeitzonenkompatibilität
Ein Vorteil des Nearshore-Outsourcings ist die Zeitzonenkompatibilität. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn ausgelagerte Spezialisten regelmäßig mit Mitarbeitern der Kundenorganisation kommunizieren oder sogar gemeinsam am gleichen Projekt arbeiten. Regelmäßige Arbeitszeiten, die sich zum Großteil überschneiden, verbessern die Kommunikationsstandards erheblich.
Kompatibilität mit der Berufskultur
Ein weiterer Vorteil von Nearshore-Outsourcing ist im Regelfall die kulturelle Passform zwischen Kundenorganisation und Outsourcer.
Die Unternehmenskultur ist keineswegs nur von der Geografie abhängig. Diese wird am meisten durch Managementstandards und -praktiken des Outsourcing-Unternehmens beeinflusst. Im Durchschnitt haben Nearshore-Ziele jedoch eine bessere kulturelle Passform auf organisatorischer und persönlicher Ebene, die enger an der Kundenorganisation ausgerichtet ist. Dies ist ein wesentlicher Grund dafür, warum Osteuropa ein so beliebtes Nearshore-Outsourcing-Ziel für Kundenorganisationen aus Westeuropa darstellt.
Sprachkenntnisse
Wenn Fachleute einer Kundenorganisation direkten Kontakt zu Fachleuten des Outsourcing-Anbieters haben, ist eine gemeinsame Sprache von entscheidender Bedeutung. Es gibt Ausnahmen, aber im Regelfall übertreffen Nearshore-Outsourcing-Ziele die Offshore-Alternativen in Bezug auf die Sprachkompatibilität zwischen Kunde und Outsourcer.
Präsenz vor Ort
Ein großer Vorteil des Nearshore-Outsourcings besteht darin, dass durch die geografische Nähe ausgelagerte Spezialisten Zeit beim Kunden verbringen können, falls dies für ein Projekt als notwendig erachtet wird. Dies gilt sowohl für längere Zeiträume von Wochen oder Monaten als auch für nur wenige Tage.
In vielen Fällen sind ausgelagerte Spezialisten, die vollständig remote arbeiten, völlig ausreichend. Jedoch kann es je nach Projekt von großem Vorteil sein, zu bestimmten Zeitpunkten Nearshore-Spezialisten vor Ort zu haben, selbst wenn es sich hierbei nur um einen Teamleiter oder Projektmanager handelt, der als Ansprechpartner vor Ort für das ausgelagerte Team agiert. Dies ist besonders häufig beim IT-Outsourcing der Fall.
Um noch einmal auf den europäischen Kontext zu verweisen: Viele Nearshore-Ziele verfügen über einfache Visa-Regelungen für ausgelagerte Spezialisten, die bei Bedarf problemlos die Grenzen überqueren können. Viele Nearshore-Ziele, die bei westeuropäischen Organisationen gefragt sind, sind sogar Mitglieder der Europäischen Union, wie beispielsweise Polen, Bulgarien oder Rumänien, was bedeutet, dass es gar keine Einschränkungen für ausgelagerte Spezialisten vor Ort gibt.
Auf der anderen Seite ist es für Vertreter der Kundenorganisation auch praktisch, einen Outsourcing-Partner in der Nähe zu besuchen, falls dies zu einem bestimmten Zeitpunkt gewünscht wird.
Kompatibilität von Rechts- und Steuersystemen
Insbesondere in Europa und in Bezug auf Nearshore-Outsourcing-Ziele in osteuropäischen EU-Mitgliedsstaaten ergeben sich erhebliche Vorteile hinsichtlich der Kompatibilität der Steuersysteme und Rechtswege.
EU-Mitglieder profitieren vom Freihandel, was das Leben der Buchhaltungsabteilungen vereinfacht und zusätzliche Aufwendungen wie die Mehrwertsteuer negiert. Im schlimmsten Fall ist es dennoch beruhigend zu wissen, dass der Rechtsweg einfacher und zuverlässiger ist, wenn sowohl die Kundenorganisation als auch der Outsourcer in EU-Mitgliedern registriert sind.
Nearshore-Outsourcing – Risiken und Hindernisse
Nearshore-Outsourcing bietet viele strategische Vorteile, aber das bedeutet im Umkehrschluss nicht, dass es keine Risiken und Hindernisse gibt, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden müssen.
Viele dieser Risiken und Hindernisse sind standortunabhängig und können bei allen Outsourcern vorkommen. Andere wiederum sind der Distanz zwischen Nearshore-Spezialisten und der Kundenorganisation geschuldet.
Suboptimale Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination
Ungenügende Kommunikations-, Kollaborations- und Koordinierungsstandards stellen immer ein Risiko zwischen zwei Parteien dar, nicht nur zwischen Firmen, sondern auch zwischen Einzelpersonen oder Abteilungen. Dieses Risiko ist bei einer Kunden-Outsourcer-Beziehung immer vorhanden.
Das Risiko wird zudem noch dadurch verstärkt, wenn die Spezialisten des Outsourcers völlig remote arbeiten und noch nie ein persönlicher Kontakt stattgefunden hat. Zumindest einige persönliche Kontakte können bereits dazu beitragen, dass sich die Kommunikation verbessert.
Um das Risiko schlechter Kommunikationsstandards bestmöglich einzuschränken, müssen beide Parteien das Risiko offen anerkennen und wirksame Systeme und Benchmarks einrichten.
Kundenorganisationen fühlen sich möglicherweise nicht mit der Arbeit verbunden, die der Outsourcer in ihrem Namen ausführt. Outsourcer können dagegen das Gefühl haben, dass ihre Arbeit aufgehalten wird, weil die Kundenorganisation in der Kommunikation zu langsam oder nicht rechtzeitig reagiert.
Die Covid-19-Pandemie bietet ein sehr gutes Beispiel dafür, wie Unternehmen Kommunikations-, Kollaborations- und Koordinierungssysteme einrichten können, um Standards und Produktivität in Remote-Teams aufrechtzuerhalten. Unternehmen mit bestehenden Beziehungen zu Outsourcern haben hier einen entscheidenden Vorteil, da sie in der Lage sind, die bereits etablierten Prozesse zu nutzen. In vielen Fachkreisen herrscht die Meinung vor, dass der Trend zur Fernarbeit durch die Corona-Krise auch der Nearshore-Outsourcing-Branche zugutekommen wird.
Kontrollverlust
Verantwortungsbewusste Manager innerhalb einer Kundenorganisation haben möglicherweise das Gefühl, weniger Kontrolle über ihre Projekte zu haben, falls die Arbeit ganz oder zumindest teilweise von einem Outsourcer ausgeführt wird. Dieses Problem ist eng mit dem vorherigen Punkt bzgl. Kommunikations-, Kollaborations- und Koordinierungsstandards verbunden. Falls diese Standards vorhanden sind, sollte dies das Gefühl des Kontrollverlusts auf Seiten der Kundenorganisation minimieren.
Verlust von intellektuellem Kapital
Wenn ein Outsourcing-Partner für geschäftskritische Projekte und Aufgaben verantwortlich ist, verbleibt das Know-how und die Erfahrung nicht im Kundenunternehmen, sondern wird von den Mitarbeitern des Outsourcers absorbiert.
Intellektuelles Kapital, das vom Outsourcer und nicht von der Kundenorganisation aufgebaut wird, ist eine negative Begleiterscheinung von Outsourcing-Beziehungen. Selbst wenn Prozesse vorhanden sein sollten, um zumindest einen Teil des Know-hows an die Kundenorganisation zu übertragen, ist dies nicht mit den Erkenntnissen vergleichbar, die durch die direkte Ausführung eines Projektes vermittelt werden.
Es ist somit Sache der Kundenorganisation, dieses Risiko durch eine gute Outsourcing-Strategie bestmöglich zu verringern. Wenn die strategische Arbeitsteilung für die Outsourcing-Vereinbarung im Vorfeld abgeklärt wird, sollte es keinerlei Probleme geben. Die Priorität der Kundenorganisation sollte darin bestehen, internes intellektuelles Kapital und Know-how rund um das Kerngeschäft und nicht um die ausgelagerten, weniger relevanten Funktionen aufzubauen.
Manchmal wird auf einen Outsourcer zurückgegriffen, selbst wenn die Kundenorganisation das Projekt oder die Aufgabe als geschäftskritisch ansieht, aber nicht über die Mitarbeiter und / oder die Fähigkeiten verfügt, um diese intern auch auszuführen. In diesem Fall ist die Tatsache von größerer Bedeutung, dass das Know-how nicht intern absorbiert wird.
Dies kann jedoch mit dem richtigen Ansatz für die Outsourcing-Beziehung gemildert werden. Eine stabile, langfristige Beziehung zwischen dem Outsourcing-Partner und der Kundenorganisation kann Unterschiede bei der Aufnahme von intellektuellem Kapital verringern.
Wenn das auszuführende Projekt durch eine betriebliche Notwendigkeit ausgelagert wird, sollte eine klar definierte Strategie für den Wissenstransfer von Anfang an festgelegt werden. Das geschäftskritische Projekt wird hierdurch termingerecht von einem Outsourcer abgeschlossen, der bei Übergabe das Know-how anhand der vorher festgelegten Strategie übertragen kann.
Wir-gegen-sie-Mentalität
Eine schlecht gemanagte Einführung eines Outsources birgt das Risiko, dass sich eine „Wir-gegen-sie“-Haltung bei den internen Mitarbeitern der Kundenorganisation etabliert. Dieses Risiko erhöht sich, wenn zuvor intern erledigte Arbeiten ausgelagert werden, was zum Verlust von Arbeitsplätzen innerhalb der Kundenorganisation geführt hat.
Diese Tatsache kann, wenn sie nicht sorgfältig gehandhabt wird, zu einem Vertrauensverlust führen, wobei Mitarbeiter um ihre Arbeitsplätze bangen. Eine unkooperative Haltung gegenüber dem Outsourcer könnte die Folge sein, was ganz offensichtlich einer produktiven Arbeitsbeziehung im Wege steht.
Es kann schwierig sein, solch eine Dynamik kurzfristig zu verhindern, wenn zuvor interne Rollen ausgelagert wurden. Dies wird zwar nicht oft der Fall sein, aber wenn es doch vorkommt, sind einige negative Begleiterscheinungen aufgrund schwieriger strategischer Entschlüsse unvermeidlich.
Der einzige Ansatz, der dem Management der Kundenorganisation zur Verfügung steht, besteht darin, transparent zu erklären, warum die Entscheidung getroffen wurde und internen Mitarbeitern nach Möglichkeit zu versichern, dass ihre Rollen nicht gefährdet sind. Anschließend könnte es für einen gewissen Zeitraum vonnöten sein, dass das Management sicherstellt, dass sich diese Entschlüsse nicht negativ auf die Kooperation mit dem Outsourcer auswirken.
Außerhalb dieses besonders schwierigen Szenarios sollte eine Wir-gegen-sie-Mentalität leicht zu vermeiden sein, indem sichergestellt wird, dass gute Kommunikations-, Kollaborations- und Koordinierungssysteme und gängige Verfahren vorhanden sind.
Wenn ausgelagerte Partner Zugriff auf Organisationssysteme des Kundens haben, die vertrauliche Daten beinhalten, gilt es zudem, einige Sicherheitsrisiken zu beachten. Ein ähnliches Risiko besteht jedoch auch für interne Mitarbeiter mit Zugang zu derartigen Systemen. Der Lösungsansatz unterscheidet sich hier nicht besonders.
Der Zugriff auf Systeme mit vertraulichen Daten sollte auf diejenigen Spezialisten beschränkt sein, die diesen Zugriff wirklich benötigen, um ihre Dienste zu erfüllen. Zudem sollten effektive Überwachungs- und Protokollierungssysteme eingerichtet werden. Der größte Unterschied zwischen dem Sicherheitsrisiko von internen und ausgelagerten Mitarbeitern, die Zugriff auf vertrauliche Daten haben, besteht darin, dass der Outsourcer ebenfalls über strenge Unternehmensrichtlinien und Sicherheitsrichtlinien verfügen sollte.
Der Outsourcer sollte einen strengen Sicherheitsansatz verfolgen, z.B. durch Mitarbeiterprüfung und Regeln, wie und wo Anmeldedaten gespeichert oder kommuniziert werden dürfen sowie der Verwendung von mobilen Geräten, die auf diese Systeme zugreifen.
Die hier hervorgehobenen Risiken können durch Kundenorganisationen, die bei der Auswahl eines Nearshore-Outsourcing-Anbieters eine gezielte Methodik anwenden, weitestgehend gemindert werden.
Der Nearshore-Outsourcing-Markt im Jahr 2020 – Statistiken, Fakten & Zahlen
Die strategischen Vorteile, die besonders vom Nearshore-Outsourcing ausgehen, sowie der Trend zur Fernarbeit eröffnen eine Reihe von neuen Möglichkeiten. Nearshore-Outsourcing ist inzwischen eine ausgereifte Branche, die sich seit den 1980er Jahren stets weiterentwickelt hat.
Dies hat sowohl zu höheren Standards der Servicequalität und Prozesse als auch zu Verbesserungen bei der strategischen Herangehensweise von Kundenorganisationen geführt. Eine weitere Entwicklung der Branche besteht darin, dass Nearshore-IT-Outsourcing immer mehr als Innovationsquelle genutzt wird. Während in der Vergangenheit IT-Outsourcer lediglich zur Ausführung eingesetzt wurden, sind sie heutzutage vermehrt in Geschäftsziele und Innovationsprojekte als strategischer Partner eingebunden.
Markteinnahmen für IT-Outsourcing-Dienstleistungen in Europa von 2016 bis 2021 (in Milliarden US-Dollar)
Quelle: Statista
Größe des US-amerikanischen IT-Outsourcing-Marktes nach Service 2016-2027 (in Milliarden US-Dollar)
Quelle: GrandViewResearch.com
Warum lagern Unternehmen IT-Dienste aus?
Quelle: Deloitte’s Global Outsourcing Survey
Die weltweit am meisten ausgelagerten IT-Funktionen
Quelle: Statista
Kostenvergleich zwischen IT-Onshore-, Nearshore- und Offshore-Zielen
75% des Outsourcing-Bedarfs für Softwareentwicklung wird in der DACH-Region durch Nearshore-Outsourcing abgedeckt
Wert des europäischen Nearshore-Outsourcing-Markets nach Ländern
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