Fragen zur Auswahl der richtigen Software-Agentur für Ihr Projekt

WENN SIE SICH AN DIESE BEWÄHRTE CHECKLISTE HALTEN, WERDEN SIE NIEMALS WIEDER DIE FALSCHE WAHL TREFFEN, WENN ES UM DEN RICHTIGEN PARTNER FÜR IHR NÄCHSTES SOFTWAREENTWICKLUNGSPROJEKT GEHT

IT Beratung und Digitale Transformation • UPDATED ON Dezember 14, 2022

John Adam

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Als Software– und Nearshore-IT-Outsourcing-Agentur mit über 20 Jahren Erfahrung konnten wir unzählige Beziehungen mit Kunden aus verschiedenen Bereichen aufbauen: von großen nationalen und internationalen Marken, traditionsreichen KMUs bis hin zu aufregenden Start-ups, die erst am Anfang ihrer Reise standen.

Wir sind glücklich und auch stolz darauf, dass die große Mehrheit dieser Kundenbeziehungen positiv verlief und zum großen Teil bis heute anhält. Aber natürlich kommt es hin und wieder vor, dass die Passform nicht ganz optimal ist.

Durch unsere langjährige Erfahrung konnten wir die Anzahl der nicht erfolgreichen Beziehungen auf ein Minimum beschränken. Dies konnten wir mithilfe eines strikten Screening-Prozesses umsetzen, der uns dabei hilft festzustellen, ob wir für die jeweiligen Projekte wirklich der ideale Partner sind.

Einige unserer potenziellen Kunden haben viel Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Software-Agenturen und wissen genau, welche Fragen sie stellen müssen. Andere Firmen wiederum sind weniger erfahren. In diesen Fällen liegt es an uns, die richtigen Fragen zu stellen und herauszufinden, ob unsere Dienstleistungen und Unternehmenskultur mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden übereinstimmen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Software-Agentur und einer IT-Outsourcing-Gesellschaft?

Zuallererst gilt es, den Begriff „Software-Agentur“ (oder Softwareentwicklungsunternehmen) genauer zu definieren. Denn Unternehmen, deren Kerngeschäft darin besteht, Software für andere Unternehmen und Organisationen zu entwickeln, tragen oft unterschiedliche Bezeichnungen. Hier kommt es nicht selten zu Überschneidungen zwischen einer Software-Agentur, IT-Outsourcing-Agentur oder auch einem IT-Auslagerer. Dennoch gibt es einige Alleinstellungsmerkmale, die diese Begrifflichkeiten voneinander unterscheiden:

Software-Agentur

Sie sagen einer Software-Agentur, welche Softwareprodukte Sie entwickeln möchten – Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsanforderungen, Verfügbarkeit und Wiederherstellungszeit, Infrastrukturanforderungen und Budget (Wahl der Servertechnologie, laufende Ausgaben der Cloud-Plattform, etc.) und einige Erklärungen bzgl. des Tech-Stacks (beispielsweise React fürs Frontend oder die Vorlieben für spezielle Tools und Technologien).

Das Inhouse-Team der Software-Agentur erstellt daraufhin die Software anhand der technischen Spezifikationen und dem besprochenen Geschäftsmodell. Wenn alle oder die meisten Details von Anfang an klar sind, wird die Software-Agentur das Produkt in vielen Fällen für einen Fixpreis und einer vertraglich vereinbarten Frist erstellen, wobei ein agiler Ansatz ebenfalls möglich ist. Der Job ist bei der Softwareübergabe erledigt.

IT-Outsourcing-Agentur

Bei der Arbeit mit einer Software-Agentur haben Sie in der Regel nur wenig direkten Kontakt mit dem Team, das Ihre Software erstellt – oftmals sogar nur mit dem technischen Teamleiter. Im Gegensatz dazu arbeiten Sie bei einem IT-Outsourcing-Modell direkt mit dem Team zusammen, das Ihr Produkt entwickelt und sind an vielen Fragen aktiv beteiligt. Unter Umständen kann eine Agentur auch einfach eine Teamerweiterung mit einigen Spezialisten anbieten, um Ihr Inhouse-Team zu erweitern.

Das Geschäftsmodell basiert in der Regel auf einem Time- und Material-Vertrag. Das bedeutet, anstatt einen festen Preis für die fertige Software zu bestimmen, zahlen Sie das IT-Outsourcing-Unternehmen für jeden Arbeitstag anhand der eingesetzten Teammitglieder. In der Regel verpflichten Sie sich dazu, eine vereinbarte Anzahl von IT-Spezialisten für eine Mindestdauer, oft mindestens einige Monate, einzustellen.

Das IT-Outsourcing-Unternehmen bezahlt die Teammitglieder entsprechend der Vereinbarung und liefert das Büroumfeld sowie die Computer, falls Fernarbeit vereinbart wurde. Für die Dauer des Vertrages arbeiten die Angestellten für Ihr Unternehmen und nach Beendigung des Projekts werden die Mitarbeiter für andere Projekte eingesetzt.

Wir als IT-Outsourcing-Agentur verfolgen einen allumfassenden Ansatz, der viele Einsatzbereiche einer spezialisierten Software-Agentur, IT-Outsourcing-Agentur sowie einem IT-Auslagerer abdeckt.

IT-Auslagerer

Ein IT-Auslagerer fungiert im Wesentlichen als Kombination zwischen einem Recruiting- und Payroll-Unternehmen, während den Mitarbeitern gleichzeitig auch Bürofläche und Computer zur Verfügung gestellt werden. Die Mitarbeiter, die von einem IT-Auslagerer bereitgestellt werden, fungieren im Wesentlichen als eigene Mitarbeiter der Kundenfirma, nur dass die Rekrutierung und Verwaltung ausgelagert wird. Der Auslagerer liefert hierzu eine aufgeschlüsselte Rechnung, die Ihre Kosten zwischen Gehalt, Boni, sonstigen Aufwendungen und Agenturgebühren aufteilt.

Eine Anleitung zur Wahl der richtigen Software-Agentur

Eigentlich ist es gar nicht so schwer, eine geeignete Software-Agentur für Ihr Projekt zu finden. Obwohl ein gewisses Restrisiko nie ganz ausgeschlossen werden kann, kann es durch folgende Methodik signifikant reduziert werden.

Hierzu haben wir eine Checkliste erstellt, die die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden (was nicht immer dasselbe sein muss) auflistet. Zwischen Agentur und Kunden sollten folgende Übereinstimmungen bestehen:

• Tech-Stack
• Teamgröße
• Flexibilität und Skalierbarkeit
• Budget
• Standort- und Sprachkenntnisse der Teammitglieder
• Organisationskultur, Persönlichkeiten sowie die professionelle Herangehensweise der Projektmitglieder

Indem wir ermitteln, was benötigt und erwartet wird, können wir mit einer sehr kleinen Fehlerrate schnell abschätzen, ob wir kompatibel sind oder nicht. Wenn Sie denselben Ansatz verfolgen, können wir mit Zuversicht sagen, dass sich Ihre Erfolgsrate bei der Auswahl der passenden Software-Agentur für das nächste Projekt um ein Vielfaches verbessern wird.

Definieren Sie bereits im Vorfeld, was Sie von der Software-Agentur erwarten

Sie würden nicht einfach irgendeinen Softwareentwickler für eine bestimmte Rolle einstellen. Stattdessen würden Sie einen Softwareentwickler anhand einer geprüften Methodik sowie den Fähigkeiten und Erfahrungen für diese Rolle einstellen. Denn Softwareentwickler ist ein sehr vielseitiger Beruf.

Eine Software-Agentur ist weniger spezialisiert, da sie zehn bis zu Hunderte von Entwicklern beschäftigt, insbesondere weil die Vielfalt der Projekte verschiedenes Fachwissen erfordert. Die meisten Software-Agenturen haben dennoch ihre eigenen Stärken, Tech-Stacks und Projekttypen, bei denen sie mehr oder weniger Erfahrungen mitbringen.

Zum Beispiel haben wir bei K&C eine Menge Erfahrung, wenn es um  Cloud-native Software geht, die auf Kubernetes-Clustern läuft. Wir wären daher eine gute Wahl bei einer DevOps-Architektur, die auf Microservices, K8s und JavaScript basiert.

Wir haben dagegen weniger Erfahrung mit Softwareanwendungen, die Augmented oder Virtual Reality beinhalten. Daher wären wir wahrscheinlich nicht die optimale Wahl, wenn Sie eine AR- oder VR-App erstellen möchten.

Ihre erste wichtige Aufgabe, um einen Softwareentwicklungspartner auszuwählen, besteht demnach darin, Ihre Anforderungen bzgl. Funktionalität und technischer Spezifikationen Ihres Projekts genau zu definieren.

Hinweis: Soweit es möglich ist und wenn Sie nicht an einer wirklich bahnbrechenden Softwarelösung arbeiten, sollten Sie immer an gängigen Tech-Stacks festhalten und auf brandneue, aber dafür nicht bewährte Nischentechnologien verzichten.

Hierdurch lassen sich zukünftige Probleme und möglicherweise sogar eine unglückliche Ehe zwischen Ihnen und einer Software-Agentur vermeiden, einfach nur da Ihr Tech-Stack mit der Erfahrung von einer Vielzahl von Entwicklern kompatibel ist. Wenn eine Nischentechnologie nötig ist, stellen Sie sicher, dass keine beliebtere Alternative vorhanden ist.

Erkundigen Sie sich genau über den Tech-Stack, bevor Sie sich für eine Software-Agentur entscheiden

Idealerweise haben Sie genug In-House-Fachwissen, um die Technologie für ihr nächstes Projekt im Gesamtüberblick zu definieren und können beispielsweise die Frage beantworten, ob Ihre Software mit einem Cloud-nativen Tech-Stack erstellt werden soll.

Wenn Ihre gesamte Software auf AWS ausgeführt wird, besteht möglicherweise eine klare Präferenz oder Anforderung für einen AWS-nativen Tech-Stack. Oder Ihre Strategie besteht darin, die Software so unabhängig wie möglich zu erstellen. Auch die Sicherheitsanforderungen können diktieren, ob Sie eine Hybrid-Cloud-Architektur benötigen, die die Last der Software zwischen öffentlichen und privaten Clouds aufteilt.

Was Sie auch benötigen, in diesem Schritt geht es darum, ihre Tech-Stack-Anforderungen so gut es geht einzuschränken, sodass sich automatisch auch die Software-Agenturen eingrenzen lassen, die für Sie aufgrund ihrer Expertise infrage kommen.

Wenn Sie sich zwischen Technologie- und Tool-Alternativen entscheiden müssen, die ähnlich funktionieren, fragen Sie die Software-Agentur, was diese empfehlen würde und warum. Oft haben diese Entscheidungen mit den persönlichen Vorlieben und Erfahrungen des Teams zu, das am Projekt arbeiten.

Das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Stellen Sie jedoch immer sicher, dass Sie nicht in eine Nischentechnologie oder -werkzeug gedrängt werden, mit denen nur wenige Entwickler Erfahrungen haben. Wenn Teile des Tech-Stacks vom Team gewählt werden, sollte von Anfang an deutlich sein, dass immer die gängigere Technologie verwendet wird, solange es keinen triftigen technischen Grund gibt, eine weniger bekannte Option zu verwenden.

Dies ist dann besonders wichtig, wenn das Team, das die Software entwickelt, für die Wahl ihres Tech-Stacks verantwortlich ist.

Kann eine Software-Agentur relevante Fallstudien und Referenzen vorweisen?

Schauen Sie immer auf die Firmenhistorie der Software-Agentur, die sie in Betracht ziehen und erkundigen Sie sich nach relevanten Fallstudien und Referenzen.

Möglicherweise können Sie durch Fallstudien, Firmengeschichte und anderen Indikatoren einen ersten Eindruck des Unternehmens bereits auf der Webseite erhalten.

Die Referenzen bilden zwar nicht den chronologisch ersten Teil Ihres Auswahlverfahrens der Software-Agentur, stellen jedoch eine Notwendigkeit dar, um die Agentur zu prüfen.

Eine Software-Agentur sollte in der Lage sein, Ihnen die relevanten Fallstudien und Referenzen auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. Bevor Referenzen jedoch weitergegeben werden, möchten die Agenturen vorher in Dialog treten, um zu bestätigen, dass es sich bei Ihnen wirklich um einen potenziellen Kunden handelt.

Eine gute Referenz trägt zur Glaubwürdigkeit der Software-Agentur bei, wenn es um die Akquise neuer Kunden geht. Die Referenz sollte jedoch unbedingt von einem bestehenden oder ehemaligen Kunden kommen. Diese Referenzen werden jedoch schnell darum bitten, nicht mehr genannt zu werden, sobald sie mit Anfragen bombardiert werden.

Ein B2B-Dienstleister muss ihre besten Referenzen daher gut verwalten, aber Sie können immer noch zu Beginn eines Gesprächs fragen, ob es möglich sei, zu einem späteren Zeitpunkt mit bestehenden oder ehemaligen Kunden zu sprechen.

Zurückhaltung oder Aussagen wie „Wir können nicht mit Kundennamen aufgrund von Vertraulichkeitsvereinbarungen dienen“, sind frühe Warnzeichen. Denn viele unserer Kunden möchten nicht namentlich in den Fallstudien auf unserer Website erwähnt werden, erlauben uns aber, unsere Kollaboration in Kundengesprächen zu erwähnen.

Ihr Software-Entwicklungsteam – kann Ihnen eine Agentur die Mitarbeiter und Flexibilität anbieten, die Sie benötigen?

Einer der wichtigsten strategischen Vorteile einer Software-Agentur im Vergleich zu Vollzeitbeschäftigten besteht in der Flexibilität. Softwareentwicklung und Wartungsbedürfnisse verlaufen oft zyklisch, sodass unterschiedliche Spezialisten zu unterschiedlichen Zeiten benötigt werden.

Dies macht Vollzeitbeschäftigungen oftmals problematisch. Viele Unternehmen lösen das Problem, indem sie ein Kern-IT- und Software-Entwicklungsteam einstellen, dass die größten Bedürfnisse mittel- und langfristig abdecken kann. IT-Outsourcing- und Software-Agenturen werden darüber hinaus genutzt, um die Ressourcen für zusätzliche Projektzyklen bereitzustellen.

Das heißt, es ist wichtig, mit einer Software-Agentur mit der richtigen Skalierbarkeit, Prozessen und Geschäftsmodell zu arbeiten, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Es gibt beispielsweise einen erheblichen Unterschied zwischen einem 3- oder 5-Personen-Team, das über ein paar Monate eine neue App entwickelt oder einem Team, das an einer Unternehmens-Software arbeitet und je nach Bedarf auf und ab skaliert werden muss und darüber hinaus spezielles Fachwissen für unterschiedliche Projektstufen benötigt.

Stellen Sie daher sicher, dass die Skalierung und Mitwirkung der Software-Agentur an einem Projekt von Anfang an eindeutig geklärt werden. Werden beispielsweise neue Mitarbeiter für Ihr Projekt rekrutiert oder bestehende Mitarbeiter zugewiesen? Das könnte einen wichtigen Unterschied machen, wie lange es dauern wird, bevor das richtige Team zur Verfügung steht. Wenn einer der Entwickler, der an Ihrem Projekt arbeitet, einen langen Krankheitsurlaub nehmen muss oder ein anderes Stellenangebot inmitten Ihres Projekts aufnimmt, sollte Ihre Software-Agentur die Fähigkeit haben, diesen Spezialisten schnell und einfach zu ersetzen, ohne dass dies einen großen Einfluss auf die Projektzeiten und Fristen hat.

Wenn Ihre Software-Agentur ein relativ einfaches Produkt auf einer Festpreisvereinbarung erstellt, müssen Sie sich keine großen Gedanken über die bisherigen Punkte machen. Gehen Sie jedoch immer auf die Kapazitäten und Flexibilität ein, die der potenzielle Entwicklungspartner realistisch anbieten und vertraglich bereitstellen kann. Das gilt für alle, besonders aber für größere, komplexere Projekte.

Budget ist immer ein Faktor

Bei jeder Transaktion muss ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Nutzen bestehen – das ist bei der Suche nach einer geeigneten Software-Agentur nicht anders. Softwareentwickler und andere IT-Spezialisten gehören zu den teureren Ausgaben, da das geringe Angebot einer hohen Nachfrage gegenübersteht.

Es gibt jedoch große Unterschiede, wenn es um die Preisgestaltung geht. Welchen Tarif Sie bereit sind zu zahlen, hängt vom geschäftlichen Nutzen der zu entwickelnden Software und den finanziellen Ressourcen Ihrer Organisation ab.

2 Hauptfaktoren beeinflussen die Preise einer Software-Agentur:

• Die Entwicklergehälter
• Die Marge

Im Regelfall wird eine Software-Agentur, die ihren Entwicklern und Spezialisten mehr bezahlt, eine bessere Qualität liefern und mehr erfahrene Fachkräfte zur Verfügung haben. Sie können auch schneller neue Spezialisten einstellen, was im heiß umkämpften Arbeitsmarkt für IT-Spezialisten einen nicht zu unterschätzenden Vorteil darstellt.

Und eine Software-Agentur mit besseren Margen kann in der Regel mehr Flexibilität und Zuverlässigkeit bei der Skalierung von Teams garantieren, da sie es sich leisten kann, Mitarbeiter zwischen Projekten zu halten. Niedrige Margen wirken sich zwangsläufig negativ auf die Flexibilität aus.

Gutes Management kann das Verhältnis von Preis, Flexibilität und Qualität optimieren. Dennoch muss sich auch das beste Management mit den kommerziellen Realitäten auseinandersetzen.

Es ist keine Neuigkeit, dass eine auf den ersten Blick günstige Option sich im Nachhinein als die teuerste von allen erweisen kann. Jeder Mensch mit Berufserfahrung wird sich dessen bewusst sein, ganz unabhängig davon, ob es hier um Softwareentwicklung oder andere Dienstleistungen geht. Es sollte dennoch beachtet werden, dass ein gutes Gefühl für die Marktpreise unabdingbar ist, um realistische von unrealistischen Versprechungen unterscheiden zu können. Nur so wird gewährleistet, dass Sie bei Unklarheiten gezielt nachfragen können, sodass die Software-Agentur ihre teuren oder günstigen Preise erklären kann.

Haben Sie Sprach- und Standortanforderungen an das Team Ihrer Software-Agentur?

Diese Frage ist weniger ausschlaggebend für eine Software-Agentur im Vergleich zu einer IT-Outsourcing-Agentur oder einem Auslagerer, aber dennoch kann es auch hier zu Anforderungen auf Kundenseite bzgl. der Sprachkenntnisse und Standort der IT-Spezialisten kommen.

Heutzutage arbeiten viele Software-Agenturen mit Spezialisten zusammen, die in Near- und Offshore-Standorten wie Osteuropa oder Asien ansässig sind. Sie sprechen möglicherweise nicht alle Englisch oder Ihre bevorzugte Sprache auf einem hohen Niveau. Das ist weniger wichtig für Teammitglieder, mit denen Sie keinen täglichen Kontakt haben, aber eine gute Kommunikation sollte mit mindestens einigen Mitarbeitern in der Agentur möglich sein, insbesondere mit denjenigen, die Ihre Anforderungen dem Entwicklerteam mitteilen und Sie mit Statusberichten versorgen.

Das bedeutet, es sollte vorab geklärt werden, ob diese Schlüsselpersonen Englisch oder eine andere Sprache sprechen, was für das Kommunikationsniveau erforderlich ist.

Wenn vor Ort Meetings erforderlich sind, möglicherweise bei der Planung oder anderen wichtigen Meilensteinen des Entwicklungsprojekts, müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie mit einer Software-Agentur zusammenarbeiten, die dies ermöglichen kann. Dies sollte natürlich von Anfang an klargestellt werden, um Faktoren wie die geografische Entfernung und Visa-Komplikationen zu vermeiden.

Stellen Sie zudem sicher, dass sich Zeitzonen-Unterschiede nicht negativ auf den Kommunikationsprozess auswirken.

Sind die wichtigsten Ansprechpartner mit der eigenen Unternehmenskultur kompatibel?

Zuletzt wird der Erfolg einer B2B-Partnerschaft von den geschäftlichen Beziehungen zwischen den wichtigsten Schlüsselpersonen auf beiden Seiten beeinflusst. Diese Beziehungen setzen sich aus der Kompatibilität der Persönlichkeiten und den Unternehmenskulturen zusammen.

Diese Soft-Skills, die sich aus den Unternehmenskulturen und Persönlichkeiten ergeben, lassen sich leider nicht einfach bemessen. Einige Rückschlüsse können daraus gezogen werden, wie sich eine Software-Agentur durch die Marketing- und Kommunikationskanäle positioniert. Es kommt jedoch vielmehr darauf an, wie sich eine Software-Agentur in der anfänglichen Kommunikation und Kontaktaufnahme verhält.

Ist die Kommunikation klar und zeitnahe? Werden die richtigen Fragen gestellt und ist der Ansatz der Agentur gut strukturiert? Dieser frühe Austausch stellt oftmals einen guten ersten Indikator für die allgemeinen Kommunikationsstandards der Software-Agentur dar.

Zu guter Letzt sollten Sie auch ein gutes Gefühl dabei haben, nicht nur eine professionelle, sondern auch eine persönliche Beziehung zu den Menschen in der Agentur aufzubauen. Schließlich sind wir soziale Wesen, sodass sich auch in einem professionellen Kontext die Frage stellt: „Werden wir miteinander auskommen?“ Die Antwort hierauf kann von großer Bedeutung für die Wahl Ihres zukünftigen Partners sein.