Eine Checkliste zur Gewährleistung Ihrer Datensicherheit beim IT-Outsourcing

Wenn Sie IT-Outsourcing strategisch optimal nutzen wollen, um von den Vorteilen zu profitieren, müssen Sie auch zusätzliche Risiken bedenken und möglicherweise Ihre IT-Sicherheit aktualisieren.

IT Beratung und Digitale TransformationUPDATED ON Mai 13, 2024

John Adam K&C head of marketing

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Unsere Rolle als IT-Outsourcing-Anbieter ist die eines strategischen Partners, der unseren Kunden je nach Projektzyklus die effiziente Erweiterung oder Reduktion von Software- und Wartungsressourcen ermöglicht. Außerdem ermöglichen wir unseren Kunden den Zugang zu Nearshore-Talentpools und damit verbundenen Kosteneinsparungen, ohne dass sie selbst die oft damit verbundene HR-Infrastruktur aufbauen müssen. In der heutigen digitalen Wirtschaft ist dies eher eine notwendige als eine nützliche Eigenschaft.

Die strategischen Vorteile des IT-Outsourcings sind in der Regel bekannt und werden zunehmend genutzt. Die Zusammenarbeit mit Drittunternehmen führt aber zwangsläufig zu einer höheren Komplexität der IT-Systeme und der Datensicherheitsrichtlinien. Wie hoch die Komplexität ist, hängt von der Art des Projekts und der Organisation des Kunden ab. Allerdings sollte die Datensicherheit bei der Zusammenarbeit mit Dritten immer eine Rolle spielen. Vor allem, wenn es um den Zugang oder auch nur die Nähe zu potenziell sensiblen IT-Systemen geht.

Wenn Sie also bereits mit einem oder mehreren IT-Outsourcing-Partnern zusammenarbeiten oder einen solchen Wechsel in Erwägung ziehen, müssen Ihre Datensicherheitsrichtlinien und -systeme entsprechend angepasst werden, um dieser Komplexität Rechnung zu tragen.

Hier sind 10 wichtige Überlegungen, mit deren Berücksichtigung und Umsetzung Sie sicher sein können, dass Ihre Datensicherheitsrichtlinien und -systeme für Ihre spezifischen Anforderungen und Ihr Risikoprofil angemessen und ausreichend sind.

Einen Überblick über die häufigsten IT-Sicherheitsbedrohungen und wie wir sie angehen, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema IT-Sicherheit.

10 wichtige Tipps, um Daten sicher zu halten und Cyber-Bedrohungen zu vermeiden

Wenn Sie einige der unten aufgeführten wichtigen Richtlinien befolgen, können Sie Ihre Daten ohne Sicherheitsbedenken auslagern. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit 10 Tipps, die Ihnen helfen, Ihre IT-Dienste auf sichere Weise auszulagern.

Wählen Sie das Outsourcing-Unternehmen mit Bedacht

Die Datensicherheit ist ein ernstes Anliegen, und nicht alle Unternehmen werden Ihre Erwartungen erfüllen. Daher ist die Auswahl des richtigen Unternehmens ein wichtiger Schritt beim Outsourcing.

Entscheiden Sie sich für einen Outsourcing-Partner, der eine strenge Sicherheitspolitik verfolgt, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen. Prüfen Sie außerdem, ob das Outsourcing-Unternehmen über strenge Richtlinien zum Schutz des geistigen Eigentums verfügt.

Prüfen Sie, ob die Verfahren des Outsourcing-Unternehmens mit Ihren Standards übereinstimmen. Finden Sie heraus, wie das Unternehmen seine Server sichert, welche Softwarelösungen es verwendet und ob es in letzter Zeit zu ernsthaften Sicherheitsverletzungen gekommen ist.

Alles in allem sollten Sie die IT-Outsourcing-Partner, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, genau prüfen. Versuchen Sie, sich umzuhören, anstatt der Website des Anbieters zu vertrauen. Suchen Sie nach unabhängigen Bewertungen und bitten Sie frühere Kunden um Feedback zu ihren Leistungen.

Formulieren Sie klare Erwartungen

Der erste Schritt bei der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen besteht darin, Ihre Erwartungen an das Unternehmen zu formulieren. Beginnen Sie damit, die wichtigsten Teile Ihrer Daten zu identifizieren, auf die sich das Unternehmen konzentrieren sollte.

Stellen Sie eine gute Kommunikation her, indem Sie Erwartungen wie Projektumfang, Dateneigentum, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten besprechen. Erkundigen Sie sich nach den Plänen des Unternehmens zum Schutz Ihrer Daten.

Lassen Sie sich die Verfahren und den Umgang mit Ihren Daten erläutern. Besprechen Sie auch die angebotenen Dienstleistungen.

Erkundigen Sie sich, welche Maßnahmen Ihr Outsourcing-Partner ergriffen hat, um die Sicherheit und den Datenschutz vor Cyberangriffen zu gewährleisten. Sprechen Sie auch offen darüber, was passieren wird, wenn Sie später einmal Opfer von Cyberangriffen werden.

Bieten Sie Schulungen zum Umgang mit Daten an

Schulungen zur Datensicherheit sind für alle Mitarbeiter, die aktiv mit Kundendaten umgehen und diese verarbeiten, von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht schulen, setzen Sie Ihre Datenbanken potenziellen Sicherheitsrisiken aus.

Sie sollten Ihre Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten schulen, um die Daten in allen Prozessstufen zu schützen. Ihre Mitarbeiter sollten auch wissen, wie sie ihre Geräte schützen können, wenn sie nicht anwesend sind.

Außerdem sollten Sie den Umgang Ihrer Mitarbeiter mit Kundendaten regelmäßig überprüfen. Sie können sich über die Einhaltung von Vorschriften und behördlichen Verfahren auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter diese kennen.

Beschränken Sie den Datenzugriff

Die Beschränkung des Datenzugriffs ist ein weiteres Mittel zur Gewährleistung der Datensicherheit beim Outsourcing. Richten Sie Zugangskontrollen ein, damit Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen können, die sie benötigen.

Beginnen Sie damit, anderen Unternehmen zu erlauben, mithilfe Ihres Cloud-Dienstes aus der Ferne zu arbeiten. So können Sie deren Aufgaben genau überwachen und haben im Falle von Datenschutzverletzungen einen Nachweis.

Der Zugriff auf die Daten sollte auch nur auf das beschränkt werden, was für die effektive Erfüllung der Arbeitsaufgaben erforderlich ist. Dies schützt nicht nur sensible Daten vor Verlust oder Diebstahl, sondern sorgt auch für eine effizientere Datenverwaltung.

Führen Sie regelmäßige Backups durch

Für eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie ist es wichtig, regelmäßig Datensicherungen durchzuführen. Es sollten solide Backups vorhanden sein, um sicherzustellen, dass Unternehmen auch nach versehentlichem Löschen von Dateien oder vollständigem Datendiebstahl Zugriff auf wichtige Daten haben. Bewahren Sie Ihre Sicherungsdaten an einem sicheren Ort auf, um sie vor Verlust zu schützen.

Überprüfen Sie Sicherheitsprotokolle

Sicherheitsprotokolle enthalten eine Vielzahl von Informationen, die einem Unternehmen helfen, das Risiko von Eindringlingen, Malware und Datenverlusten in seinem Netzwerk zu minimieren. Diese Protokolle geben einen detaillierten Einblick in die Art der größten Bedrohungen für die Datensicherheit.

Wenn Sie über diese Informationen verfügen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um herauszufinden, welche Maßnahmen zum Schutz der Daten vor diesen Cyber-Bedrohungen vorhanden sind. Auch wenn die Drittanbieter keine Einzelheiten preisgeben, sollten Sie sich grundlegende Informationen darüber beschaffen, wie sie die Bedrohungen für die Datensicherheit während der Datenerfassung oder -eingabe, der Datenspeicherung oder anderer Datendienste angehen und abwehren.

Trennen Sie Sicherheits- und IT-Lösungen voneinander

Häufig werden Datensicherheits- und IT-Teams verwechselt, da beide mit großen Mengen an sensiblen Informationen wie Kundeninformationen oder -daten umgehen. Beide Teams nutzen und verstehen die Technologie besser als andere. Sie tun dies jedoch zu unterschiedlichen Zwecken.

Während IT-Teams Informationssysteme verwalten und Mitarbeiter mit den erforderlichen Tools ausstatten, schützen Datensicherheitsteams diese Systeme und sorgen dafür, dass sie nicht beeinträchtigt werden. Daher ist es richtig, diese beiden Abteilungen getrennt zu behandeln.

Bilden Sie firmeninterne technische Sicherheitsteams

Um zu gewährleisten, dass Ihre Daten von dem Moment an, in dem sie generiert werden, sicher sind, ist es wichtig, dass Sie über Fachwissen im Bereich der Unternehmens-IT und -Technologie verfügen und den gesamten Lebenszyklus der Daten genauestens kennen.

Sie können den Aufwand für die Datensicherheit verringern, indem Sie ein internes Sicherheitsberatungsteam bilden. Ein unternehmensinternes Sicherheitsteam ist der effizienteste Ansatz zur Bündelung von Fachwissen für das Management der Datensicherheit.

Das neue Team kann mit Ihrem ausgelagerten Team zusammenarbeiten: Damit können beste Ergebnisse ohne die Kosten für ein vollständiges internes Team sichergestellt werden.

Prüfen Sie Technologie- und Sicherheitsanforderungen

Die Technologie entwickelt sich rasant weiter, so dass Ihre Cybersicherheitsstrategie zwingend mit ihr Schritt halten muss. Die unternehmensinternen und -externen IT- und Datensicherheitsteams sollten sich regelmäßig mit den neuesten Technologien befassen und aufkommende Sicherheitsbedrohungen regelmäßig überwachen.

Außerdem sollten sie sich mit allen Drittanbietern von Datendiensten (z. B. SaaS-Plattformen und Outsourcing-Unternehmen) für die Datenerfassung und -eingabe abstimmen. So können Sie überprüfen, ob diese über neue Bedrohungen informiert sind und verschiedene Möglichkeiten zu deren Vermeidung/Handhabung entwickeln.

Wählen Sie ein sicheres Browsing-Erlebnis

Bei Remote-Arbeit ist es üblich, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben über ein gemeinsames oder privates Netzwerk erledigen. Böswillige Akteure können den über ein öffentliches Netz ausgetauschten Datenverkehr leicht abfangen.

Daher sollten die Mitarbeiter dazu angehalten werden, ein virtuelles privates Netzwerk zu verwenden, wenn sie auf sensible Daten zugreifen. Es gibt verschiedene Arten von VPNs für verschiedene Betriebssysteme wie macOS, die ein besseres und sichereres Surferlebnis bieten.

Abschließende Worte

Daten sind das wertvollste Gut eines Unternehmens und die Sicherheit der IT-Systeme ist in der heutigen digitalen Wirtschaft nicht verhandelbar. Jegliche Verstöße könnten zu erheblichen Rufschädigungen und finanziellen Verlusten führen; daher sollte ihnen höchste Priorität eingeräumt werden. Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, können Sie einen großen Beitrag zum Schutz Ihrer Daten vor Cyberangriffen und anderen Formen von Verstößen leisten.

K&C – Nearshore-Outsourcing, wie Sie IT brauchen

K&C ist ein in München ansässiger IT-Outsourcing-Dienstleister mit einer Erfolgsbilanz, die fast ein Vierteljahrhundert zurückreicht. Fast genauso lange haben wir Verträge mit einigen der bekanntesten Unternehmen Europas. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen die nächste langjährige Kundenbeziehung einzugehen!