Outsourcing und seine Bedeutung für den Unternehmenserfolg

Die richtige strategische Entscheidung darüber, was intern erledigt werden soll und was an Spezialisten ausgelagert werden soll, kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden

IT OutsourcingUPDATED ON Mai 28, 2024

John Adam K&C head of marketing

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Was ist Outsourcing?

Outsourcing bezieht sich auf die Organisationsstrategie, bestimmte Dienstleistungen oder Prozesse an einen spezialisierten Drittanbieter abzugeben. IT-Infrastrukturmanagement, Cybersicherheit oder Softwareentwicklung sind Beispiele für Aufgaben, die von Unternehmen häufig ausgelagert werden, statt entsprechend spezialisiertes Personal direkt zu beschäftigen.

Auch Fertigungsprozesse werden häufig ausgelagert. Die Firma Apple beispielsweise entwirft und entwickelt ihre gesamte Hardware- und Softwaretechnologie innerhalb des eigenen Unternehmens. Die Fertigung der Geräte wie iPhones, iPads und Apple Watches ist jedoch ausgelagert. Die enge und langjährige Beziehung zwischen Apple und dem taiwanesischen Hersteller Foxconn ist eine der großen Outsourcing-Fallstudien und hat wahrscheinlich wesentlich dazu beigetragen, dass Apple zum größten Unternehmen der Welt wurde.

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Outsourcing: Diese Aufgaben und Funktionen werden von Unternehmen am häufigsten ausgelagert

Zu den am häufigsten ausgelagerten Aufgaben und Dienstleistungen gehören:

  • Fertigung und Zusammenstellung von Waren
  • IT- und Software-Entwicklung
  • Kundenbetreuung und technischer Support
  • Personalmanagement, z. B. Rekrutierung und Lohnbuchhaltung
  • Buchhaltung und Finanzwesen
  • Lieferketten- und Logistikmanagement
  • Marketing und Werbedienstleistungen
  • Juristische Dienstleistungen

Outsourcing: Der Unterschied zu anderen Dienstleistungen und Verträgen

Outsourcing ist die Beauftragung von Drittanbietern mit der Durchführung von Aufgaben und Prozessen. Gilt also die Beauftragung eines Elektrikers bereits als Outsourcing? Nein, denn nicht jeder Einsatz von spezialisierten Kräften außerhalb des Unternehmens ist gleich Outsourcing. Outsourcing wird von einer normalen Auftragserteilung – auch Contracting genannt – unterschieden. Zunächst gibt es einige Gemeinsamkeiten: Outsourcing beinhaltet – genau wie andere Auftragsvergaben – die Beauftragung Dritter mit der Durchführung einer bestimmten Aufgabe. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen Outsourcing und Contracting.

Outsourcing bezeichnet im Allgemeinen die Übertragung von Prozessen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an externe Lieferanten oder Anbieter. Ziele von Outsourcing sind beispielsweise Effizienzsteigerung, Kostensenkung oder der Zugriff auf spezielles Fachwissen. Outsourcing kann mit langfristigen Verträgen und der Übertragung wesentlicher Kontroll- und Entscheidungsbefugnisse an den Anbieter verbunden sein. Eine solide, gut entwickelte Outsourcing-Partnerschaft wie die zwischen Apple und Foxconn ist im Wesentlichen eine Geschäftspartnerschaft.

Contracting hingegen bezieht sich im Allgemeinen auf die Beauftragung einer Person oder eines Unternehmens mit der Durchführung einer bestimmten Aufgabe oder Dienstleistung auf Projektbasis. Ziele des Contracting sind beispielsweise, spezielles Fachwissen oder zusätzliche Ressourcen für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe hinzuzuziehen. Verträge sind in der Regel kurzfristig und das beauftragende Unternehmen behält mehr Kontrolle und Entscheidungsbefugnis.

Dienstleister wie Elektriker oder Automechaniker sind Auftragnehmer, die Kunden ganz bestimmte Dienstleistungen anbieten. Ein Elektriker ist beispielsweise ein Dienstleister, der Kunden elektrische Installations-, Wartungs- und Reparaturdienste anbietet. Der Dienstleister wird für eine ganz bestimmte Aufgabe angeheuert.

Outsourcing: Der Nutzen für Unternehmen

Unternehmen entscheiden sich aus zahlreichen Gründen für das Outsourcing, statt Experten direkt einzustellen und die Aufgaben intern durchzuführen. Zu den häufigsten Gründen gehören:

Kosteneinsparungen

Outsourcing kann ein kostengünstiger Weg sein, auf Ressourcen und Fachwissen zuzugreifen, die für die optimale Ausführung bestimmter Funktionen und Prozesse erforderlich sind. Outsourcing kann Unternehmen außerdem dabei helfen, Produktionskosten zu senken, Vorabinvestitionen in teure Ausrüstung oder Technologie zu vermeiden und die Betriebskosten zu reduzieren.

Verbesserte Effizienz und Leistung durch Konzentration auf Kernkompetenzen

Outsourcing kann die Effizienz eines Unternehmens steigern. Unternehmen können sich besser auf eigene Kernkompetenzen konzentrieren, wenn Funktionen außerhalb des Kerngeschäftes an spezialisierte Anbieter abgegeben werden.

Um nochmal auf das Beispiel von Apple zurückzukommen: 1997 kehrte der inzwischen verstorbene Steve Jobs zurück, um das Unternehmen als CEO wiederzubeleben. Dabei legte er den Schwerpunkt auf die Erneuerung des früheren Fokus auf Innovation, Design und Benutzerfreundlichkeit.

Der heutige Appe-CEO Tim Cook wurde 1998 von Jobs als Senior-Vice-President for Operations (Senior Vizepräsident für Betriebsabläufe) eingestellt. Er bekam dabei den Auftrag, sich auf diese drei Kernkompetenzen zu konzentrieren. Cook veranlasste daraufhin erhebliche Reformen der Lieferkette, die zur Auslagerung der gesamten Fertigung von Apple führten.

„Die Fertigung kann schnell zu einer Ablenkung für das Managementteam werden. Als Apple Innovation, Design und Kundenerlebnis in den Vordergrund stellte, war es naheliegend, die Fertigung nicht als vorrangig zu betrachten und daher an Spezialisten auszulagern.“

Das Zitat stammt aus einem aufschlussreichen Blogbeitrag zu dem Thema von Kusucorp.

Zugang zu spezialisiertem Fachwissen

Outsourcing kann Unternehmen Zugang zu Fachwissen und Fähigkeiten verschaffen, die im eigenen Unternehmen nicht oder nicht ausreichend verfügbar sind.

Flexibilität

Durch Outsourcing erhalten Unternehmen die Flexibilität, ihren Betrieb je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern. Damit können sie flexibel auf Veränderungen der Nachfrage oder der Marktbedingungen reagieren. Gerade bei IT spielt das eine Rolle, weshalb IT-Outsourcing weitverbreitet ist: Die meisten modernen Unternehmen haben Bedarf an IT-Infrastruktur und Softwareentwicklung. Der Umfang des Bedarfs schwankt aber oft und ist abhängig von den aktuellen Projekten.

Die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner bedeutet, dass die Anzahl und das Profil von Spezialisten eines Unternehmens je nach Bedarf erweitert oder verringert werden kann. In der IT bedeutet das zum Beispiel, je nach Projekt auf Softwareentwickler mit Kenntnissen in einer bestimmten Programmiersprache zugreifen zu können.

Risikomanagement

Outsourcing kann Unternehmen beim Risikomanagement helfen, indem das Risiko bestimmter Funktionen oder Prozesse auf spezialisierte Anbieter übertragen wird.

Innovation

Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, das Fachwissen und die Ressourcen des Anbieters zu nutzen, was zu mehr Innovation und besserer Leistung führen kann.

Einhaltung von Vorschriften

Die Auslagerung bestimmter Funktionen kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Vorschriften einzuhalten, z. B. in den Bereichen IT-Sicherheit, Datenschutz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

In der Regel entscheidet eine Kombination der oben genannten Gründe darüber, wann Outsourcing für ein Unternehmen wirtschaftlich und strategisch sinnvoller ist, als Prozesse intern auszuführen.

Outsourcing: Nachteile

Wie jede strategische Entscheidung ist auch das Outsourcing mit gewissen Nachteilen und Risiken verbunden. Zu den möglichen Nachteilen des Outsourcings gehören:

Kontrollverlust

Outsourcing kann zu einem gewissen Kontrollverlust über die ausgelagerten Prozesse führen. Die Überwachung der Arbeit und die Sicherstellung der gewünschten Standards werden durch das Outsourcing schwieriger.

Ein Beispiel ist das britische Fast-Fashion-Unternehmen Boohoo: Eine Untersuchung deckte die schlechten und teilweise illegalen Arbeitsbedingungen in Fabriken auf, an die das Unternehmen Unteraufträge vergeben hatte. Die Folge war ein massiver Imageschaden für Boohoo. Das Unternehmen behauptete, nicht gewusst zu haben, dass ein Outsourcing-Partner Unteraufträge in besagte Fabriken ausgelagert habe. Es sei daher nicht in der Lage gewesen, die Einhaltung seiner Unternehmensstandards in den Fabriken zu gewährleisten.

Qualitätsprobleme

Outsourcing kann zu Qualitätsproblemen führen, wenn Unternehmensstandards von Lieferanten nicht erfüllt werden können, die Kommunikation schlecht funktioniert oder absichtlich an falscher Stelle gespart wird, um den Gewinn zu erhöhen.

Abhängigkeit vom Anbieter

Outsourcing kann zu einer Abhängigkeit vom Anbieter führen. Es kann dadurch für Unternehmen schwieriger werden, den Anbieter zu wechseln, falls es mit dem ursprünglichen Outsourcing-Partner zu Problemen kommt.

Kulturelle Unterschiede

Outsourcing kann unterschiedliche Kulturen und Geschäftspraktiken mit sich bringen, besonders bei Anbietern an Nearshore- oder Offshore-Standorten. Eine mangelnde Bewältigung dieser Herausforderung kann die Kommunikation zwischen Anbieter und Unternehmen erschweren und zu unterschiedlichen Erwartungen und Missverständnissen führen.

Sprachbarrieren und Zeitzonenunterschiede

Weitere potenzielle Probleme im Zusammenhang mit der geografischen Lage eines Outsourcing-Partners sind Sprachbarrieren und Zeitzonenunterschiede, die eine effektive Kommunikation behindern können.

Sicherheit und Datenschutz

Outsourcing kann Sicherheitsbedenken aufwerfen, insbesondere wenn sensible Informationen an den Anbieter weitergegeben werden. EU-Unternehmen müssen beispielsweise sicherstellen, dass sich Outsourcing-Partner, die Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, sich an die Datenschutz-Grundverordnung halten.

Verlust von Arbeitsplätzen mit Auswirkungen auf die interne Moral

Die strategische Änderung, zuvor intern besetzte Aufgaben und Funktionen auszulagern, geht oftmals mit Kündigungen einher. Das kann sich negativ auf Moral und Motivation der verbleibenden Mitarbeitenden auswirken.

Mangelnder Wissenstransfer

Der Outsourcing-Anbieter ist möglicherweise nicht bereit oder nicht in der Lage, sein Wissen an das Unternehmen weiterzugeben.

Konkurrierende Prioritäten

Die Ziele des Outsourcing-Anbieters stimmen möglicherweise nicht mit denen des beauftragenden Unternehmens überein, wenn eine oder beide Parteien die Beziehung nicht kooperativ und nachhaltig gestalten. Beide Partner in einer Outsourcing-Beziehung haben die Pflicht, die Ergebnisse für ihre eigenen Investoren, Aktionäre und Mitarbeiter zu maximieren. Gut geführte, etabliertere Unternehmen wissen, dass dies nur in einer Win-Win-Beziehung möglich ist, aber es besteht die Gefahr, dass eine Seite ihren eigenen kurzfristigen Gewinn auf Kosten der Interessen der anderen Seite in den Vordergrund stellt.

Einen tieferen Einblick in dieses Thema erhalten Sie in unserem Blogbeitrag Wann funktioniert IT-Outsourcing? Und wann nicht?

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Eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie und -Beziehung optimiert die Vorteile und reduziert oder vermeidet die Nachteile

Eine gute Outsourcing-Beziehung zwischen einem Unternehmen und einem Outsourcer kann zu einem echten strategischen Vorteil für das Unternehmen werden, wie die bereits erwähnte Partnerschaft zwischen Apple und Foxconn beweist.

Doch kluge Entscheidungen darüber, welche Funktionen intern besetzt und ausgeführt werden und was ausgelagert werden soll, können für den Erfolg oder Misserfolg von Unternehmen auf allen Ebenen ausschlaggebend sein. Als Mitgründer eines Start-Ups musste ich selbst die Erfahrung machen, dass es eine Fehlentscheidung sein kann, die Web-Entwicklung innerhalb des Unternehmens durchzuführen. Mehr darüber lesen Sie im folgenden Artikel: Wann ist die Auslagerung der Softwareentwicklung die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Es gibt drei wichtige Säulen einer erfolgreichen Outsourcing-Strategie:

  1. Auslagerung der richtigen Funktionen und Prozesse
  2. Zusammenarbeit mit dem richtigen Outsourcing-Partner
  3. Ein klarer und fairer Rahmen für eine nachhaltig optimale Ausführung und gegenseitigen Nutzen

Wenn jede dieser Säulen gewährleistet ist, kann der Endkunde von den genannten Vorteilen des Outsourcing profitieren und gleichzeitig die potenziellen Risiken dieses strategischen Ansatzes vermeiden.

Die Geografie des Outsourcing – Onshore, Nearshore und Offshore

Es gibt einige Funktionen und Prozesse, die aus praktischen oder rechtlichen Gründen an einen lokalen Anbieter ausgelagert werden müssen: Sicherheit, Versorgung, bestimmte Arten der Datenverarbeitung und -bearbeitung usw. In anderen Fällen bevorzugen Kundenorganisationen einfach eine lokale Outsourcing-Lösung, weil die räumliche Nähe als Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, Logistik usw. angesehen wird.

Outsourcing, das im selben Land angesiedelt ist, kann als Onshore-Outsourcing bezeichnet werden und unterscheidet sich damit von Nearshore- und Offshore-Modellen.

Beim Nearshore- und Offshore-Outsourcing werden Funktionen und Prozesse ins Ausland verlagert. Es gibt keine offizielle Regel, die definiert, wann Nearshore zu Offshore wird. Nearshore bezieht sich in der Regel auf Standorte, die mittels Kurzstreckenflug oder Überlandreise erreicht werden können, während für Offshore-Standorte eher ein Langstreckenflug nötig wäre.

Osteuropa gilt beispielsweise als Nearshore-Outsourcing-Ziel für Unternehmen in Mittel- und Westeuropa während Mittelamerika ein Nearshore-Ziel für die nordamerikanischen Märkte darstellt. Indien, China und die Philippinen gelten in Bezug auf Europa und Nordamerika dagegen als Offshore-Outsourcing-Ziele.

werden in der Regel aus Kostengründen gewählt, aber auch die bessere Verfügbarkeit der erforderlichen Qualifikationen oder der spezialisierten Infrastruktur kann eine Rolle spielen. Zu den am häufigsten an Nearshore- und Offshore-Standorte ausgelagerten Prozessen gehören Fertigung, Kunden- oder technischer Support und IT-Dienstleistungen wie Softwareentwicklung, die aus der Ferne durchgeführt werden können.

Warum Nearshoring für uns gut funktioniert und warum es unsere bevorzugte Outsourcing-Lösung ist, erfahren Sie in unserem diesbezüglichen Blogbeitrag.

Outsourcing-Beispiele

Wir haben bereits die enge Fertigungspartnerschaft von Apple mit Foxconn als prominentes Beispiel für Outsourcing erwähnt. Eine weitere prominente Outsourcing-Erfolgsgeschichte ist IKEA: Das Unternehmen setzt auf eine Kombination aus Outsourcing und Insourcing. Die Tochtergesellschaft Swedwood Group stellt einen Großteil der IKEA-Produkte an Standorten in Niedriglohnländern her.

Wenn Sie in den letzten Jahren ein großes Konzert, eine große Sportveranstaltung oder ein Festival besucht haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Sicherheit des Veranstaltungsortes an G4S, Securitas oder ein anderes Outsourcing-Unternehmen ausgelagert wurde.

Beispiele für IT-Outsourcing, darunter Projekte mit Nestlé und Bosch, finden Sie in unseren K&C-Fallstudien.

Outsourcing-Ethik

Kosten- und andere Effizienzgewinne durch eine Outsourcing-Strategie sollten natürlich in einem Rahmen erzielt werden, der mit den ethischen und CSR-Richtlinien (Corporate Social Responsibility, gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen) des Endkunden vereinbar ist. Um dies zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Outsourcing-Partner daraufhin überprüfen, ob ihre Praktiken und Standards nicht nur den lokalen Gesetzen und Vorschriften, sondern auch ihrer eigenen Unternehmensethik entsprechen.

Die Einhaltung der ethischen Richtlinien durch den Outsourcing-Partner sollte laufend überwacht werden.

Tipp: Legen Sie klare und vertraglich festgelegte Regeln fest und kontrollieren Sie, ob Outsourcing-Partner Teile der Funktionen und Prozesse, für die sie verantwortlich sind, weiter untervergeben. Je länger die Kette ist, desto schwieriger wird es für den Endkunden, sicherzustellen, dass die ethischen Grundsätze der Subunternehmen mit den eigenen übereinstimmen.

Outsourcing-Trends

Es ist zu erwarten, dass der globale Markt für Business Process Outsourcing (BPO) in den kommenden Jahren in allen wichtigen Bereichen des IT-Outsourcing, des Business Process Outsourcing und der Auftragsfertigung weiterhin schnell wachsen wird.

Das Marktforschungsunternehmen GrandViewResearch schätzt den Gesamtwert des globalen BPO-Marktes auf 261,9 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022, wobei das IT- und Telekommunikations-Outsourcing der wertvollste Teilsektor ist. Auf diesen Bereich entfallen 34 % des gesamten Marktes. Zwischen 2023 und 2030 soll der globale Outsourcing-Markt mit einer sehr robusten CAGR (Compound Annual Growth Rate, durchschnittliche jährliche Wachstumsrate) von 9,4 % auf 525,2 Mrd. USD wachsen – fast doppelt so viel wie im Jahr 2022.

 

infographic showing global outsourcing (BPO) market size 2022

Quelle: GrandViewResearch

Andere Marktforschungsquellen weisen darauf hin, dass der globale Outsourcing-Markt noch größer ist. So prognostiziert Statista, dass allein das IT-Outsourcing-Segment bis zum Jahr 2027 einen Wert von 587,3 Milliarden US-Dollar haben wird, gegenüber 430,5 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023. Zu den wichtigsten Statistiken aus der Statista-Prognose gehören:

  • Der Umsatz im Segment IT-Outsourcing wird im Jahr 2023 voraussichtlich 430,50 Mrd. US$ erreichen.
  • Es wird erwartet, dass der Umsatz eine jährliche Wachstumsrate (CAGR 2023-2027) von 8,07 % aufweisen wird, was zu einem Marktvolumen von 587,30 Mrd. US$ bis 2027 führen wird.
  • Die durchschnittlichen Ausgaben pro Mitarbeiter im Segment IT-Outsourcing werden im Jahr 2023 voraussichtlich 123,60 erreichen.
  • Im weltweiten Vergleich werden die meisten Einnahmen in den Vereinigten Staaten generiert (156,20 Mrd. US$ im Jahr 2023).

Während die strategische Bedeutung des Outsourcings neben dem Marktwert des Sektors weiter zunimmt, werden sich aber auch die jüngsten geopolitischen Trends auswirken. So beispielsweise Russlands Einmarsch in der Ukraine und die wachsenden Spannungen zwischen dem Westen und China. Es ist zu erwarten, dass Endkunden von ausgelagerten Fach- und Produktionsdienstleistungen zunehmend Wert auf die Minimierung geopolitischer Risiken legen werden.

Trotz des sich wandelnden Charakters der Globalisierung – insbesondere im Hinblick auf den neuen Fokus auf Lieferketten-Sicherheit und geopolitische Risiken – bedeuten die Vorteile des Outsourcings, dass der Sektor bis zum Ende des Jahrzehnts voraussichtlich weiter schnell wachsen wird. Die Auswirkungen der Covid-19-Pandemie und neue Technologien zur Unterstützung von dezentraler Arbeit werden das Wachstum des Nearshore- und Offshore-Outsourcing von professionellen Dienstleistungen wie Buchhaltung, Personalwesen, Softwareentwicklung und anderen IT-Dienstleistungen weiter vorantreiben.

Der für das Jahr 2023 erwartete wirtschaftliche Gegenwind dürfte auch dem Outsourcing professioneller Dienstleistungen zugute kommen, da Unternehmen und andere Organisationen zunehmend Wert auf Kosteneffizienz und Flexibilität legen.

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