Könnte die Kommunikation in Ihrem Remote-Team besser sein? Versuchen Sie diese Tipps, Tools und Strategien

K&C leitet seit 20 Jahren hochproduktive und kooperative Remote-IT-Teams. Das haben wir über die Optimierung hervorragender Kommunikation gelernt

IT Beratung und Digitale Transformation • UPDATED ON Dezember 5, 2023

John Adam

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Als Nearshore-Outsourcing-Agentur für IT-Dienstleistungen haben wir bei K&C schon immer mit Remote-Teams gearbeitet. Daher wissen wir besser als die meisten anderen, wie wichtig ein gut funktionierendes Kommunikationssystem sowohl für die Produktivität als auch für den Teamgeist und die Unternehmenskultur ist. Eine gute Kommunikation ist die Grundlage für den Erfolg in jedem Arbeitsumfeld und in einem virtuellen Umfeld vermutlich noch viel wichtiger. Die Klarheit der Kommunikation ist viel wichtiger als ihre Häufigkeit. Und um dies zu erreichen, bedarf es gut durchdachter Standards, Systeme und letztlich einer starken Teamkultur und -beteiligung.

Im Laufe der Jahre haben wir unser System für Remote-Team Kommunikation immer weiter verfeinert. Nun können auch Sie dieses System nutzen. Wenn Ihr Team es gewohnt war, vor Ort zu arbeiten, oder wenn Sie persönlich neu in der Leitung eines Remote-Teams sind, mag die Aussicht, dass alle effizient und motiviert sind und an einem Strang ziehen, entmutigend erscheinen. Aber lassen Sie es nicht darauf ankommen. Nutzen Sie unsere Erfahrung aus zwei Jahrzehnten!

Welche Prozesse lassen sich am besten implementieren, welche wichtigen Dinge sind zu beachten, damit jeder weiß, was er zu tun hat, wie es zu tun ist und bis wann? Ebenso wichtig ist die Frage, wie Sie eine starke, konsequente Zusammenarbeit, konstruktive berufliche und informelle Bindungen zwischen den Teams und die Unternehmenskultur fördern können. Gibt es bestimmte Tools, die sich für Remote-Teams als die besten ihrer Art erweisen? Wie lassen sich die offensichtlichen Risiken wie ein falscher Tonfall bei der Online-Kommunikation vermeiden?

Der Entwurf von K&C für Kommunikationsstandards für Remote-Teams wird die Kommunikation in Ihrem Unternehmen so verbessern, dass Sie auch nach Ihrer Rückkehr ins Büro noch davon profitieren werden. Es wird erwartet, dass sich der Trend zu mehr Remote-Arbeit in den kommenden Jahren verstärken wird. Schon vor dem Ausbruch der Covid-19-Coronavirus-Pandemie war der Trend zu mehr Remote- oder Hybrid-Remote-Arbeit vorhanden, insbesondere in unserer Branche – der Softwareentwicklung. Eine Umfrage von Global Workplace Analytics und FlexJobs ergab, dass die Remote-Arbeit in den letzten 10 Jahren um 91 % zugenommen hat, wobei niemand damit rechnet, dass sich diese Tendenz in den nächsten Jahren ändern wird, vor allem nicht nach Covid-19.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihrem Unternehmen mehr Flexibilität zu verschaffen, indem Sie die Kommunikationssysteme und -instrumente einrichten, die Ihnen in den kommenden Jahren gute Dienste leisten werden. Organisationen mit remote bzw. fernbedienungsfreundlichen Systemen, die für ein Team vor Ort, ein Team an einem anderen Ort oder ein gemischtes Team genauso gut funktionieren, werden in einem sich entwickelnden Markt einen Vorteil haben.

Remote-Teams sind nicht zu befürchten – Beispiele erfolgreicher Unternehmen mit historischer Remote-Arbeitspolitik

Für alle, die Remote-Teams immer noch als letzten Ausweg und nicht als echte Alternative zu Teams vor Ort betrachten, gibt es inzwischen eine Fülle von Erkenntnissen, dass dies nicht der Fall sein muss.

Wenn es gut gemacht ist, kann eine mehrheitlich dezentrale Arbeitsumgebung sowohl die Effektivität der Kommunikation als auch letztlich die Produktivität und den Fortschritt bei der Erreichung der Unternehmensziele steigern. Die Remote-Arbeit kann dazu beitragen, ein größeres persönliches Verantwortungsgefühl und Selbstdisziplin zu fördern. Außerdem entfallen viele der Ablenkungen und Zeitfresser, die für eine hektische Büroumgebung typisch sind.

Diese Studie der Harvard Business Review befasst sich mit einem Experiment in einem chinesischen Callcenter, das seinen Mitarbeitern die Möglichkeit bot, neun Monate lang freiwillig remote zu arbeiten.

Die Hälfte des Teams arbeitete remote, der Rest blieb als Kontrollgruppe im Büro. Aus den am Ende der Studie gesammelten Umfrageergebnissen und Leistungsdaten ging hervor, dass die Remote-Gruppe nicht nur zufriedener war und seltener kündigte, sondern auch produktiver war als ihre Kollegen in der Kontrollgruppe.

WordPress

WordPress, die Software, mit der 26 % aller Websites im Internet betrieben werden, ist eines der besten Beispiele dafür, wie Remote-Teams selbst in großen Unternehmen zum Einsatz kommen können. Automattic, das Unternehmen hinter WordPress, hat 2017 die Fensterläden seines schönen, weitläufigen 15.000 Quadratfuß (ca. 1500 m2) großen Büros in San Francisco geschlossen.

Die Entscheidung war nicht aus finanziellen Gründen getroffen worden – WordPress ist äußerst profitabel. Aber nachdem das Unternehmen eine Politik der mehrheitlichen Remote-Arbeit für alle Mitarbeiter eingeführt hatte, die es vorzogen, nicht ins Büro zu kommen, war es so weit gekommen, dass die eleganten Büroräume an einem beliebigen Tag von durchschnittlich fünf Mitarbeitern genutzt wurden.

Selbst für ein Unternehmen, das finanziell so gut dasteht wie Automattic, war es offensichtlich sinnlos, einen großen Overhead aufrechtzuerhalten, der bedeutete, dass die Mitarbeiter, die im Büro arbeiteten, jeweils etwa 3000 Quadratmeter Platz hatten!

Remote-Arbeitsumgebungen sind nicht mehr auf Start-ups beschränkt, die versuchen, „im Trend“ zu liegen, oder die gezwungen sind, Zugeständnisse zu machen, um knappe Tech-Spezialisten anzuziehen. Unternehmen, die einen großen Namen haben und in der Lage sind, Gehälter in einer Höhe zu zahlen, die es ihnen erlaubt, die Agenda zu bestimmen, erkennen, dass Remote-Teams Vorteile sowohl in Bezug auf die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter als auch in Bezug auf umfassendere Unternehmensprioritäten wie Produktivitätssteigerungen bieten.

Die Bedeutung einer guten Kommunikation – von der kulturellen Entwicklung der Menschen bis zum Erfolg Ihres Unternehmens

Die Tatsache, dass eine Remote-Arbeitsumgebung für Unternehmen auf verschiedenen Ebenen von Vorteil sein kann, bedeutet natürlich nicht, dass sie keine Herausforderungen mit sich bringt. Wie jedes System muss auch dieses richtig gemacht werden, um effektiv zu sein.

Wenn Sie aus dem IT-Bereich oder der Softwareentwicklung kommen, denken Sie nur an die Rückschläge und Anlaufschwierigkeiten, die Sie vielleicht bei der Einführung von Agile- oder DevOps-Prozessen erlebt haben. Diese Systeme haben sich bei der Verbesserung der Kommunikation, der Produktivität und vor allem der Endergebnisse als äußerst effektiv erwiesen. Das bedeutet, dass man sich an das System als Ganzes halten muss und nicht einige Elemente herauspicken und andere verwerfen darf.

Ein effektives System für leistungsstarke Remote-Arbeit ist nicht anders. Und wie bei jedem anderen Produktivitätssystem ist eine ausgezeichnete Kommunikation die Grundlage dafür. Produktivität und Kommunikation sind im Zusammenhang mit Remote-Arbeit eng miteinander verbunden und voneinander abhängig. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Kommunikation im Remote-Team.

Die Bedeutung der menschlichen Zusammenarbeit – der Motor des Fortschritts

“Der Homo sapiens eroberte die Welt aufgrund seiner einzigartigen Sprache. Die kognitive Revolution fand vor 70.000 bis 30.000 Jahren statt. Sie ermöglichte es dem Homo sapiens, auf einer Ebene zu kommunizieren, die es in der Sprache noch nie gegeben hat. Soweit wir wissen, kann nur der Homo sapiens über Dinge sprechen, die wir noch nie gesehen, berührt oder gerochen haben.”   –  Sapiens von Yuval Noah Harari

In seinem Sachbuch-Bestseller Sapiens über die kulturelle Evolution der Menschheit beschreibt Yuval Noah Harari, wie die kognitive Revolution ohne biologische Evolution die Geschicke der Menschen plötzlich veränderte.

Die sprachbasierte Kommunikation ermöglichte es immer größeren Gruppen von Menschen, zusammenzuarbeiten. Diese Zusammenarbeit war der Raketentreibstoff für die Entwicklung von Wissen und Verständnis. Die Geschichte zeigt, dass das Tempo des wissenschaftlichen und kulturellen Fortschritts eng mit der Ausweitung der Kommunikation zwischen immer mehr Menschen einherging. Es ist kein Zufall, dass der exponentielle Anstieg des menschlichen Wissens und der Fähigkeiten mit der Entstehung des Internets zusammenfällt. Schnelle, billige und einfache kollaborative Kommunikation zwischen der ganzen Welt war plötzlich möglich.

Warum organisatorischer Erfolg so eng mit starken Kommunikationssystemen und -standards und damit mit der Förderung einer gemeinsamen Kultur verbunden ist, liegt auf der Hand: Es ist die Grundlage der einzigartigen Entwicklung der Menschheit – einer kulturellen und nicht einer biologischen Evolution.

Warum die Kommunikation in Remote-Teams eine besondere Herausforderung darstellt

Wir wissen, dass die verbale Kommunikation, also die tatsächlich gesprochenen Worte, nur einen kleinen Teil der gesamten menschlichen Kommunikation ausmacht.

Nonverbales Verhalten wie Körperbewegungen und -haltung, Gesichtsausdruck, Augenkontakt, Handgesten und Tonfall tragen dazu bei, wie wir kommunizieren und einander verstehen. Ihr gemeinsamer Beitrag übersteigt den der verwendeten Worte.

Wir alle haben schon erlebt, wie leicht Tonfall und Stimmung in der rein schriftlichen Kommunikation missverstanden werden können. Vor allem, wenn wir unser Gegenüber nicht genau kennen. Aber auch dann bleibt die Gefahr bestehen, selbst wenn wir sie kennen.

Moderne Kommunikationstechnologien und -systeme tragen dazu bei, die eingeschränkte „Funktionalität“ der Kommunikation auf Distanz zu kompensieren. Dank der Audiotechnik können wir mit Intonation und Tonfall miteinander sprechen, und dank der Videoübertragung können wir Gesichtsausdrücke und bis zu einem gewissen Grad auch die Körperhaltung wahrnehmen. Die neueste Technologie bedeutet, dass die Kommunikation auf Distanz der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht mit jedem Jahr näher kommt. Neue VR- und AR-Technologien ermöglichen es, dass selbst komplexe chirurgische Eingriffe jetzt von Remote-Teams durchgeführt werden.

Technologie, Systeme und Standards zum Ausgleich von Mängeln können zu einem noch effektiveren Endergebnis führen. Wir verwenden jetzt auch Systeme, die für die Remote- bzw. Fernkommunikation zwischen unseren Teammitgliedern entwickelt wurden, die in denselben Büroräumen arbeiten. Da sie speziell entwickelt wurden, um die Gefahr von Fehlkommunikation, Kommunikationsabbrüchen und – was ebenfalls wichtig ist – von Ineffizienzen aufgrund von Überkommunikation auszuschließen, bilden sie nun die Grundlage für die gesamte interne Kommunikation von K&C.

Tipps, Tools und Prozesse für die Remote-Kommunikation

So handhaben wir unsere Remote-Kommunikation, basierend auf dem, was wir in zwanzig Jahren und unzähligen Kundenprojekten gelernt haben. Was Sie hier nicht finden werden, sind Empfehlungen für bestimmte Produkte oder Kommunikationstools, denn was für uns funktioniert, ist nicht unbedingt das, was für Sie am besten geeignet ist. Außerdem ist die Entscheidung für bestimmte Produkte und Systeme aus den Bereichen Technik und Unternehmensführung/Produktivität in hohem Maße subjektiv.

Wichtig ist, dass Sie einen starken Prozess und ein definiertes System haben. Die Wahl der Produkte, die Ihren Prozess und Ihr System am besten unterstützen, hängt von den Bedürfnissen und Präferenzen Ihres Unternehmens ab:

Tipp Nr. 1 – Einbeziehung der Teamkommunikation in die Leistungskennzahlen Ihres Unternehmens

Verschiedene Organisationen arbeiten nach unterschiedlichen Produktivitäts- und Leistungssystemen. Bei K&C verwenden wir das OKR-System (Objectives & Key Results), so dass gute Kommunikationsstandards Teil dieses Systems sind. Es spielt keine Rolle, welches System Ihre Organisation bevorzugt, solange Sie die Kommunikationsziele in dieses System integrieren.

Als Teil des OKR-Systems würde das Kommunikationsziel des Teams etwa so lauten:

“Schaffen Sie ein hervorragendes System für die Kommunikation im Remote-Team.”

Klingt gut, ist aber nicht sehr aussagekräftig, oder? An dieser Stelle kommen die Schlüsselergebnisse ins Spiel. Sie sind dazu da, das Ziel messbar zu machen.

Beispiele für Schlüsselergebnisse, die messen, ob die Kommunikation zwischen den Teams tatsächlich erstklassig ist oder nicht, könnten sein:

1. 100 % Anwesenheit bei den geplanten Teamsitzungen
2. 50 % mehr Aufgaben, an denen die Teammitglieder gemeinsam gearbeitet haben
3. 100% der Teammitglieder aktualisieren am Ende des Tages ihren Aufgabenstatus in JIRA
4. 50% mehr Fragen, die im Team-Chat gestellt werden

Sie müssen natürlich Ausgangszahlen festlegen, anhand derer Sie die wichtigsten Ergebnisse messen können. OKRs sind von kurzer Dauer und werden in der Regel über ein Quartal bewertet, doch es gibt keinen Grund, warum dieser Zeitrahmen nicht weiter verkürzt werden könnte. Der kürzere Lebenszyklus des Systems macht es auch agil und flexibel für neue Richtungen oder gesetzte Prioritäten.

Tipp Nr. 2 – Aufgaben für das Kommunikationssystem festlegen und zuweisen

Unabhängig davon, ob Sie OKRs oder ein anderes System verwenden, gibt es in der Regel eine klare Unterscheidung zwischen Zielen, messbaren Werten oder KPIs (Key Performance Indicator), die den Fortschritt in Richtung dieser Ziele anzeigen, und Aufgaben, die erledigt werden müssen, um zuerst die KPIs und dann das Gesamtziel zu erreichen.

Beispiele für spezifische Aufgaben, die bei der Einrichtung eines großartigen Teamkommunikationssystems zugewiesen und erledigt werden müssen, wären:

• Unterscheiden Sie zwischen verschiedenen Formen der Kommunikation. Z.B. regelmäßige Besprechungen, unregelmäßige Besprechungen, aufgabenbezogene Zusammenarbeit, nicht aufgabenbezogene „allgemeine“ Chats, Aufgaben- und Projektmanagement usw.
• Recherche und Auswahl von Kommunikationstechnologien für z. B. 1) Telefonkonferenzen 2) Team-Chat 3) Projektmanagement.
• Recherche und Auswahl bzw. Vereinbarung von Technologien/Kanälen für die Kommunikation zwischen Team und Management sowie zwischen Team und Kunden.
• Festlegung eines festen Kommunikationsplans, z. B. tägliche morgendliche Besprechung oder zweiwöchentliche Aktualisierung mit dem Kunden.

Es gibt einige großartige Kommunikationssysteme und Tools, also recherchieren Sie die Optionen und entscheiden Sie sich für die, die Ihren Bedürfnissen am besten gerecht werden. Aber machen Sie es nicht zu kompliziert, indem Sie mehr Tools einführen, als Sie wirklich brauchen. Weniger ist mehr. Halten Sie Ihr virtuelles Kommunikations- und Kollaborationssystem minimalistisch und fügen Sie es nur dann hinzu, wenn eine neue Ergänzung wirklich einen Unterschied in der Produktivität und Kommunikation bedeutet. Jedes Unternehmen und jedes Team hat seine eigenen Bedürfnisse, von denen einige vielleicht spezieller sind und zusätzliche oder andere Projektmanagement-, Kommunikations- oder andere Tools erfordern.

Bei K&C sind wir jedoch der Meinung, dass wir nur wenige Tools wirklich brauchen:

• Jira
• Confluence
• Unser eigenes, proprietäres Arbeitsprotokollierungssystem
• Slack

Tipp Nr. 3: Vermeiden Sie das Syndrom der „shiny new things“

Mit der zunehmenden Verbreitung der Remote-Arbeit ist auch die Zahl der technischen Lösungen, die sie unterstützen, schnell gewachsen. Viele dieser Produkte sind sehr gut und leisten einen echten Beitrag zur effektiven Remote-Kommunikation und -Produktivität.

Das ist natürlich eine gute Sache. Aber es lauert auch eine Gefahr – das „Shiny New Things Syndrom“. Dieser Begriff mag zwar scherzhaft gemeint sein, kann aber ein echtes Problem darstellen, das die Produktivität beeinträchtigt. Diejenigen, die vom „Shiny New Things“-Syndrom betroffen sind, können nicht anders, als die neueste SaaS-Lösung oder eine andere digitale Lösung auszuprobieren oder zu den Early Adopters zu gehören.

Das Problem mit dem „Shiny New Things“-Syndrom ist, dass selbst wenn das neueste Produkt für die Remote-Kommunikation großartig ist, es Zeit und Energie kostet, es zu erforschen und dann zu implementieren. Die ständige Aktualisierung Ihres Systems mit den neuesten, trendigen digitalen Tools nimmt wahrscheinlich mehr von der Produktivität weg, als sie ihr zugute kommt.

Vom zuverlässigen Bildschirmaufzeichnungsgerät für die perfekten Aufnahmen bis hin zu Ihrem bewährten Projektmanagement-Tool und einheitlichen Kommunikationssystem – es spricht viel dafür, dass Sie sich auf Tools verlassen können, die Ihre Arbeit erledigen. Vermeiden Sie es, Zeit, Geld und andere Ressourcen für neue Dinge auszugeben, deren Implementierung und Beherrschung Zeit in Anspruch nimmt.

Das heißt aber nicht, dass Ihr Unternehmen sein System für die Kommunikation von Remote-Teams oder ein anderes System nicht von Zeit zu Zeit aktualisieren sollte. Gelegentlich werden neue Produkte auf den Markt kommen, die wirklich etwas bewegen. In den meisten Fällen sind die Verbesserungen an dem, was Sie bereits verwenden, jedoch eher schrittweise, und das Zerschneiden und Ändern der in Ihrem System verwendeten Tools für neue Varianten wird Sie mehr Zeit kosten, als Sie durch die Verbesserung der Kommunikation und letztlich der Produktivität sparen.

Verfolgen Sie auch hier den Ansatz „Keep it simple“. Wenn das, was Sie bereits verwenden, gut funktioniert, haben Sie es nicht eilig, Änderungen oder Aktualisierungen vorzunehmen. Überprüfen Sie die Dinge in regelmäßigen Abständen, z. B. einmal im Jahr, und konzentrieren Sie sich nur dann auf neue Alternativen, wenn Ihre messbaren Kommunikationsdaten darauf hindeuten, dass etwas nicht mehr funktioniert oder sich verschlechtert. Lassen Sie sich nicht zu regelmäßigen oder umfassenden Änderungen verleiten, die vom Shiny New Things-Syndrom angeregt werden.

Tipp Nr. 4 – klare Regeln aufstellen

Legen Sie Kommunikationsregeln fest. Bei K&C haben wir zum Beispiel die feste Regel, dass jede aufgabenbezogene Kommunikation in Jira dokumentiert wird. Das bedeutet nicht, dass eine Aufgabe nicht über Slack diskutiert werden kann. Aber es bedeutet, dass sie nicht einfach über Slack besprochen werden kann, ohne dass anschließend eine Aufgabe in Jira festgelegt und abgeschlossen wird.

Das Festlegen und Überwachen von Kommunikationsregeln ist einer der einfachsten, aber auch einer der wichtigsten Tipps, die wir für ein effektives Management von Remote-Teams geben können. Sie tragen wesentlich dazu bei, die Gefahr von Missverständnissen und letztlich von Konflikten zwischen den Teammitgliedern zu minimieren.

Tipp Nr. 5 – Einfach halten und das Jevons-Paradoxon vermeiden

Wie bei jeder Art von System wird das effektivste Kommunikationssystem für Remote-Teams dasjenige sein, das auf das absolute Minimum reduziert ist, ohne die Funktionalität des Systems zu beeinträchtigen. Der Verzicht auf unnötige Schichten, Regeln und Komplikationen ist ein sehr wertvoller Hinweis, den man im Hinterkopf behalten sollte.

Das Jevons-Paradoxon bezieht sich auf den technischen Fortschritt, der die Nutzung einer bestimmten Ressource effizienter macht und dazu führt, dass insgesamt mehr und nicht weniger von dieser Ressource genutzt wird. Höhere Effizienz führt zu mehr wirtschaftlichen Möglichkeiten und mehr Anreizen für die Nutzung der Ressource.

Dieses Paradoxon kann sich leicht auf die Kommunikation am Arbeitsplatz auswirken – vor allem in einem Team, das an verschiedenen Orten arbeitet. Weil der Austausch von Nachrichten heute so effizient ist, senden wir mehr Nachrichten. Wir planen mehr Videoanrufe und können einen großen Teil des Arbeitstages damit verbringen, E-Mails zu schreiben und Dinge über Instant-Messenger-Apps zu besprechen. Das hat zur Folge, dass wir mehr Zeit als je zuvor mit Kommunikation verbringen – und weniger Zeit für die Aufgaben und Projekte, die für unsere langfristigen Ziele am wichtigsten sind.

Die sofortige Kommunikation hat klare Vorteile, vor allem bei der Leitung von Remote-Teams. Aber es besteht auch die Gefahr, dass zu viel Kommunikation zu Ablenkung und sinkender Produktivität führt. Daher ist es wichtig, die Teammitglieder wie verantwortungsbewusste Erwachsene zu behandeln und die informelle Kommunikation nicht zu unterbinden, aber auch die Kommunikation so zu strukturieren, dass sie schlank und effektiv ist.

Wenn Sie Ihr eigenes Kommunikationssystem für Remote-Teams entwerfen und es überarbeiten, sollten Sie sorgfältig abwägen, welche Folgen die Abschaffung jedes einzelnen Elements haben würde. Wenn es das Funktionieren des Gesamtsystems nicht offensichtlich behindern würde, sollten Sie es entfernen. Oder führen Sie zumindest A/B-Tests mit und ohne das betreffende Element durch, um es dann auf der Grundlage der praktischen Erfahrungen zu streichen oder nicht zu streichen.

Tipp Nr. 6 – Experten und Selbststarter einstellen

Wir sind zwar zu 100 % davon überzeugt, dass es für Unternehmen möglich ist, in einer Umgebung, die zu 100 % remote ist oder wo Remote-Arbeit üblich ist, effektiv, produktiv und gewinnbringend zu arbeiten, aber unsere Erfahrung zeigt uns auch, dass diese Umgebung nicht für jeden geeignet ist.

Fachkräfte, die remote arbeiten, müssen über ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Initiative verfügen. Sie müssen gute Kommunikatoren sein oder lernen, es zu sein, in dem Sinne, dass sie dazu beitragen, dass die vorhandenen Kommunikationssysteme reibungslos funktionieren, anstatt sie zu stören. Außerdem müssen sie Experten in dem sein, was sie tun, um sowohl autonom als auch als Teil des gesamten Teams arbeiten zu können, ohne ständig auf Unterstützung angewiesen zu sein.

In der Realität ist es so, dass bestimmte Personen besser in einer Büroumgebung zurechtkommen, andere in einer Remote-Umgebung, und einige werden sich in beiden Umgebungen wohlfühlen und gut zurechtkommen. Wenn die Arbeit im Remote-Team eine ständige Anforderung ist, sollten Ihre Einstellungsverfahren und -kriterien dies widerspiegeln.

Tipp Nr. 7 – informelle Kommunikation fördern

Strenge Kommunikationsregeln bedeuten auch nicht, dass die informelle Kommunikation unterbunden wird. Der Zusammenhalt von Remote-Teams durch informelle Kommunikation ist genauso wichtig wie in einer traditionellen Büroumgebung, in der sich alle an einem Ort befinden.

Sie fördert Empathie, Freundschaften und beruflichen Respekt und gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, Dampf abzulassen oder durch gegenseitiges Meckern konstruktive Verbesserungsvorschläge zu machen.

All dies ist entscheidend für den sozialen Zusammenhalt, der zu einer effektiven Zusammenarbeit führt. Und es ist diese Zusammenarbeit, die zu den herausragenden Ergebnissen führt, die eine einzelne Person, selbst ein Experte, bei isolierter Arbeit nur schwer erreichen kann.

Es sollten daher informelle Kommunikationskanäle eingerichtet werden. Das bedeutet nicht, dass das Management diese Kanäle einrichten sollte. Wahrscheinlich sollten sie nicht einmal in diese Kanäle einbezogen werden, zumindest nicht in alle. Aber es ist auf jeden Fall empfehlenswert, ihnen einen Anstoß zu geben oder sie stillschweigend zu unterstützen, indem man sich nicht in sie einmischt oder andeutet, dass sie missbilligt werden.

Tipp Nr. 8: Bemühen Sie sich besonders um die Integration neuer Teammitglieder

Im Falle von K&C arbeiten unsere Teams oft remote bei unseren Kunden, und es ist üblich, dass wir Teams haben, deren Mitglieder zwischen unseren Nearshore-Büros aufgeteilt sind oder komplett dezentral arbeiten. Nach einer Pandemie ist es auch nicht ungewöhnlich, dass Teammitglieder wieder einige Zeit vor Ort bei unseren Kunden verbringen. Sie müssen dann die Kommunikation mit dem Rest des Teams aufrechterhalten, das remote an dem Projekt arbeitet.

Wenn ein neues Teammitglied zum Unternehmen stößt und sich nicht im selben Büro wie die anderen Teammitglieder befindet oder wenn nur einige Mitglieder eines größeren Teams größtenteils an einem anderen Ort arbeiten, ist es wichtig, sich besonders darum zu bemühen, sie dem Rest des Teams vorzustellen und sie zu integrieren.

Es muss kein großes Tamtam darum gemacht werden, aber es ist wichtig, dass sich die neuen Teammitglieder schnell als Teil der kollektiven Bemühungen und der Unternehmenskultur fühlen. Das beginnt mit dem offensichtlichen ersten Schritt, sie während der täglichen Videokonferenz vorzustellen, und reicht bis hin zu einer möglichst intensiven Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern und anderen Teammitgliedern in ihren ersten Aufgaben.

Wir haben festgestellt, dass die gemeinsame Arbeit an Aufgaben mit anderen Teammitgliedern der effektivste Weg für sie ist, Menschen kennen zu lernen und sie schnell zu integrieren. Die Manager kümmern sich auch darum, neue Teammitglieder kennenzulernen und sie auf persönliche Weise zu überprüfen, und stellen sicher, dass sie wissen, was sie tun, warum sie es tun und welchen Wert es für das Gesamtprojekt hat.

Tipp Nr. 9: Vergessen Sie nicht, dass die Technologie ihre Grenzen hat – bringen Sie Remote-Teams zusammen

Schließlich ist unsere goldene Regel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Distanz, dass ein persönliches Treffen ebenfalls äußerst wichtig ist.

Ja, mit guten Systemen, Prozessen und Tools kann die Remote-Arbeit sehr effektiv sein. So effektiv, dass wir, wie eingangs erwähnt, die meisten der gleichen Prozesse, Systeme und Tools für die Team-Kommunikation nutzen, wenn die Mitglieder physisch an einem Ort sind: in unseren Büros oder bei Kunden vor Ort.

Aber nichts ersetzt wirklich die Vorteile, die ein gelegentliches persönliches Treffen mit sich bringt. Live-Videokonferenzen können einige der wichtigen Elemente der menschlichen Kommunikation ersetzen, die bei der schriftlichen Kommunikation verloren gehen. Aber nicht vollständig. Vor allem dann nicht, wenn mehrere Personen zusammen an einem Gespräch teilnehmen.

Es ist schwer, ein „Gefühl“ zu bekommen und eine freundschaftliche oder freundschaftliche berufliche Beziehung zu Menschen aufzubauen, die wir noch nie persönlich getroffen haben. Ungeachtet des technischen Fortschritts wird dies immer ein Faktor sein.

Die gute Nachricht ist, dass schon ein einziges persönliches Treffen, vorzugsweise in regelmäßigen Abständen, ausreicht, um die Lücke zu schließen, die die digitale Kommunikationstechnologie hinterlassen hat. Wenn Sie also ein oder mehrere Teams leiten, die vollständig remote arbeiten, oder wenn Ihr Team von einem Kunden oder Partner aus remote arbeitet, sollten Sie sich bemühen, sie zusammenzubringen, wenn dies möglich ist.

Das könnte ein oder zwei Tage im Büro pro Quartal oder sogar eine jährliche Firmenveranstaltung sein, bei der alle zusammenkommen. Wenn es sich um ein Fernarbeitsprojekt mit einem Kunden handelt, kann es von unschätzbarem Wert sein, wenn der Hauptansprechpartner im Unternehmen zu Beginn einen oder zwei Tage vor Ort verbringt, um eine starke Arbeitsbeziehung aufzubauen, die dann auch aus der Ferne aufrechterhalten werden kann.

Haben Sie keine Angst vor Remote-Kommunikation im Team – nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil

Es wird immer diejenigen geben, die an den Extremen stehen;

Eingefleischte Befürworter der Vorteile von Remote-Arbeit, die niemals an den meisten Tagen oder sogar regelmäßig in einem hybriden Modell in ein Büro zurückkehren würden. Und diejenigen, die darauf beharren, dass die Vorteile der persönlichen Kommunikation immer bedeuten werden, dass die vollständige oder mehrheitliche Remote-Arbeit ein zu großer Kompromiss ist, und die auf einer Arbeitsumgebung im Büro und vor Ort bestehen.

Die meisten werden sich jedoch, vor allem im Zuge der Weiterentwicklung der modernen Wirtschaft, irgendwo in der Mitte wiederfinden und die Vor- und Nachteile beider Arbeitsformen sehen. Für die meisten, die sich in dieser Gruppe wiederfinden, besteht einer der wichtigsten Schritte darin, ein effektives Kommunikationssystem für den Fall einzurichten, dass die Arbeit per Remote-Zugriff entweder eine praktische Notwendigkeit ist oder unter dem Strich einer traditionellen Büroumgebung vorgezogen oder als flexible Alternative zu ihr angeboten wird.

Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen dabei helfen wird, das für Ihr Unternehmen und Ihre Umstände geeignete Kommunikationssystem für Remote-Teams zu entwickeln. In mehr als 20 Jahren haben wir bei K&C gesehen, dass dieser Ansatz für uns funktioniert.