Arten des IT Outsourcing und warum Sie Ihren Anbieter auf Grundlage Ihrer spezifischen Bedürfnisse auswählen sollten

Es gibt eine Vielzahl von Formaten und Geschäftsmodellen des IT-Outsourcing mit unterschiedlichen Standorten und Vertragsarten. Aber welche Art von IT-Outsourcing passt am besten zu den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens?

IT Beratung und Digitale TransformationUPDATED ON Februar 2, 2023

John Adam K&C head of marketing

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IT-Outsourcing ist eine Unterkategorie des Outsourcing, die sich ausschließlich auf die Vergabe von IT-Funktionen an einen Sub-Unternehmer konzentriert. IT-Outsourcing existiert jedoch in einer Vielzahl von Formen und deckt ein breites Spektrum von IT-Funktionen ab. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen sind gleich spezialisiert, bieten jedes Modell an und decken die gleichen Funktionen und den gleichen Projektumfang ab.

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Verschiedene Organisationen haben unterschiedliche IT-Outsourcing-Bedürfnisse

Viele Organisationen verlassen sich auf IT-Outsourcing-Anbieter, wenn es darum geht, strategisch oder geschäftlich sinnvolle technische Funktionen an externe Spezialisten zu vergeben. Sowohl Großunternehmen als auch KMU lagern IT-Aufgaben häufig aus, Gründe dafür sind beispielsweise:

  • Kosten: Viele IT-Outsourcing-Dienstleister bieten Spezialisten an, die aus der Ferne und zu niedrigeren Gehaltskosten arbeiten.
  • Bilanz: IT-Outsourcing-Verträge werden im Gegensatz zu Mitarbeitergehältern als variable und nicht als feste Ausgaben verbucht.
  • Flexibilität: Ausgelagerte IT-Ressourcen können auf- und abgebaut werden, ohne dass Mitarbeiter eingestellt und entlassen werden müssen.
  • Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung: Mangelndes internes Fachwissen zur effizienten Besetzung von Positionen im technischen Bereich oder nicht genügend qualifizierte lokale Bewerber im Rahmen des Budgets.

Nicht nur Unternehmen nutzen das IT-Outsourcing. Auch andere Organisationen, von Nichtregierungsorganisationen bis hin zu lokalen und nationalen Behörden, Sportvereinen, Veranstaltern usw., nutzen IT-Funktionen. Oft ist es für sie aus denselben Gründen sinnvoll, IT-Outsourcing zu nutzen.

Der Outsourcing-Bedarf einer lokalen Schule oder einer kleinen Gemeinde ist jedoch nicht derselbe wie der eines Start-ups oder eines aufstrebenden mittelständischen Unternehmens. Und Großunternehmen wie Banken, Konsumgüterhersteller und Produzenten haben wiederum ein ganz anderes Profil mit umfangreicheren Projekten und Anforderungen an ihre Drittanbieter.

Es gibt verschiedene Arten von IT-Outsourcing und verschiedene Arten von IT-Outsourcing-Anbietern, die die Vielfalt der Bedürfnisse abdecken. Ein Unternehmen, das für den einen Kunden die passende Dienstleistung anbietet, ist für einen anderen Kunden oft nicht das richtige.

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation z. B. verlangt, dass Drittanbieter ISO-zertifiziert sind und einen Mindestumsatz oder eine Mindestanzahl von Mitarbeitern haben, werden Sie wahrscheinlich nur mit größeren IT-Outsourcing-Unternehmen zusammenarbeiten können. Möglicherweise müssen Sie auch die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder andere Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten berücksichtigen, die vorschreiben, dass bestimmte IT-Funktionen in der EU oder einem anderen Rechtsgebiet angesiedelt sein müssen.

Bevor Sie die Liste der IT-Outsourcing-Unternehmen eingrenzen, mit denen Sie über die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verhandeln wollen, sollten Sie zunächst die Art des IT-Outsourcings definieren, das Sie benötigen. Lassen Sie uns also im Folgenden detailliert die verschiedenen Arten des IT-Outsourcings betrachten, die es derzeit auf dem Markt gibt. Der Überblick wird Ihnen dabei helfen, die Art des Outsourcings zu finden, die Sie brauchen und auf dieser Grundlage den richtigen Anbieter zu beauftragen.

Arten von IT-Outsourcing

Das Spektrum der verfügbaren IT-Outsourcing-Dienstleistungen lässt sich unterschiedlich aufschlüsseln. Die offensichtlichsten Typisierungen sind:

  • nach IT-Funktion
  • nach Art des Kooperationsmodells
  • nach Auftrags-Modell
  • nach Auftragsgröße
  • nach Geografie

IT-Outsourcing nach IT-Funktion

Zu den IT-Funktionen, die häufig ausgelagert werden, gehören:

  • Kundendienst und technischer Support
  • Anwendungsentwicklung und -wartung
  • Qualitätssicherung / Tests
  • IoT-Entwicklung und -Wartung
  • Infrastrukturverwaltung
  • Verwaltung von Rechenzentren
  • Cybersicherheit
  • Entwicklung von KI und maschinellem Lernen
  • IT-Beratung

Die meisten IT-Outsourcing-Unternehmen sind auf eine oder mehrere, aber selten auf alle IT-Funktionen spezialisiert. Die Arten des IT-Outsourcings, auf die sich K&C spezialisiert hat, sind beispielsweise die Entwicklung und Wartung von Softwareanwendungen, QS und Tests (automatisiert und manuell) sowie die Einrichtung und Verwaltung von Cloud-Infrastrukturen.

Wir bieten dagegen keine Spezialisten für Kundendienst und technischen Support, keine Verwaltung von Rechenzentren und keine Entwicklung von spezieller KI- und IoT-/Embedded-Software an. Andere IT-Outsourcing-Anbieter hingegen schon. Daher sollte sich Ihre Vorauswahl potenzieller Anbieter auf diejenigen konzentrieren, die genau die Art von IT-Funktionen anbieten, die Sie auslagern wollen.

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IT-Outsourcing nach Art des Kooperationsmodells

IT-Outsourcing-Anbieter bieten auch verschiedene Dienstleistungsebenen an, die häufigsten sind:

  • Outstaffing / Body-Leasing
  • Vollständige Leistungserbringung mit HR-Funktion
  • Eine vertraglich vereinbarte Mischform, bei der einige Funktionen vom Endkunden und andere vom Outsourcing-Partner übernommen werden.
  • Betreibermodell (Build-Operate-Transfer, BOT)

Infographic showing types of IT outsourcing by service level and business model

Outstaffing / Body-Leasing

Die einfachste Form des IT-Outsourcings ist das Outstaffing, manchmal auch als Body-Leasing bezeichnet, bei dem der Outsourcing-Anbieter nur für die Vermittlung von Kandidaten für Vorstellungsgespräche und die anschließende Gehaltsabrechnung verantwortlich ist. Body-Leasing ist üblich, wenn der Endkunde seine internen IT-Ressourcen mit zusätzlichen Ressourcen aufstocken oder Qualifikationslücken schließen muss.

Vollständiges Liefermanagement

Im anderen Extremfall kann der Outsourcing-Anbieter für den Bewerbungsprozess und die Einstellungsentscheidungen, das vollständige Projekt- und Liefermanagement, die Bereitstellung von HR-Funktionen wie berufliche Entwicklung und Disziplinarverfahren sowie die Gehaltsabrechnung und alle anderen Verwaltungsaufgaben verantwortlich sein.

Der Kunde legt lediglich die Anforderungen an die vom Outsourcing-Anbieter bereitzustellenden IT-Funktionen, die von diesen Funktionen erwarteten Ergebnisse und alle einzuhaltenden Regeln und Standards fest. Der Outsourcing-Partner ist dann in vollem Umfang für den Ausführungszeitraum und die Qualität des Ergebnisses gemäß den vertraglich festgelegten Anforderungen verantwortlich.

Betreibermodell (Build-Operate-Transfer, BOT)

Ein weiteres IT-Outsourcing-Modell ist das sogenannte Betreibermodell (Build-Operate-Transfer, BOT). Hier stellt der Outsourcer ein Team von Spezialisten ein, das von einem mehrköpfigen Softwareentwicklungsteam bis hin zu einem ganzen Forschungs-, Entwicklungs- oder Supportzentrum reichen kann. Das Spezialistenteam wird dann an den Endkunden transferiert, der dessen Anstellung und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten übernimmt.

Diese Art von Vereinbarung wird häufig angewandt, wenn eine Organisation nicht über das Fachwissen, die Ressourcen oder die Zeit verfügt, um ein Projekt intern durchzuführen. Stattdessen kann ein Unternehmen sich für eine Partnerschaft mit einem externen Unternehmen entscheiden, das über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt. Das BOT-Modell ermöglicht es dem Endkunden, kurzfristig von den Fachkenntnissen und Ressourcen des Outsourcers zu profitieren, während er langfristig die Verantwortung und Kontrolle über das Projekt behält.

Nicht alle IT-Outsourcing-Anbieter bieten jede Art von Modell an. Wir bei K&C haben uns auf die Bereitstellung von Teams spezialisiert, die über ein komplettes Liefermanagement verfügen, bieten aber auch einen abgespeckten Body-Leasing/Outstaffing-Service an, wenn der Kunde dies wünscht. Außerdem haben wir auch BOT-Projekte durchgeführt, wie z. B. diese Fallstudie für den Aufbau eines Liferay-F&E-Zentrums mit 120 Entwicklern.

IT-Outsourcing nach Geschäftsmodell – Zeit und Material, feste Kosten oder Hybrid?

  • Zeit und Material
  • Feste Kosten
  • Hybride Modelle

Traditionell basieren IT-Outsourcing-Dienste auf einem „Zeit- und Material-“ Geschäftsmodell, d. h. der Endkunde bezahlt nach Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten. Die Tarife für die bereitgestellten Spezialisten und alle zusätzlichen Dienstleistungen wie Liefermanagement, HR-Funktionen, Gehaltsabrechnung usw. werden vereinbart und vertraglich festgehalten. Häufig werden außerdem Mindest- und Höchstsummen und die Benachrichtigungsfristen für die Vergrößerung oder Verkleinerung der ausgelagerten Funktionen festgelegt.

Ein Zeit- und Material-Geschäftsmodell ist in der Regel für größere oder laufende Projekte erforderlich, insbesondere im Rahmen eines dynamischen Ansatzes für die Softwareentwicklung. Bei kleineren Softwareentwicklungsprojekten, Beratungsleistungen oder anderen IT-Funktionen, bei denen die Anforderungen klar, fest und zeitlich begrenzt sind, kann es für Outsourcing-Partner jedoch sinnvoller sein, ein Festpreisangebot zu unterbreiten.

Auch hybride Modelle wie das agile Festpreis-Modell können vereinbart werden. Dabei wird ein Projekt in der Regel in Module, Elemente oder Phasen unterteilt, für die es klare und festgelegte Anforderungen gibt. Wenn eine Phase zu einem vereinbarten Festpreis abgeschlossen ist, werden die Anforderungen für die nächste Phase detailliert festgelegt und vereinbart, und es wird ein Festpreis für deren Ausführung vereinbart.

Hybride Modelle können unter den richtigen Umständen und guter Ausführung sowohl dem Endkunden als auch dem IT-Outsourcing-Partner dabei helfen, effizienter zu kalkulieren und weniger anfällig für sich ändernde Marktbedingungen zu sein.

IT-Outsourcing nach Projektumfang und Anbieteranforderungen

Wie bereits erwähnt, kann der Bedarf an IT-Outsourcing von einem einzelnen Berater für ein paar Tage im Monat über ein kleines Software-Entwicklungsteam bis hin zu einem voll ausgestatteten F&E- oder Support-Zentrum reichen. Nicht alle IT-Outsourcing-Unternehmen sind bereit, kleinere Projekte zu übernehmen, und nicht alle verfügen über die Ressourcen zur Abwicklung großer Projekte.

Ihr Unternehmen hat möglicherweise noch andere Anforderungen, die ein IT-Outsourcing-Anbieter erfüllen muss, z. B. ISO-Zertifizierung, AWS-Partnerstatus, Anzahl der Mitarbeiter und Mindestumsatz, um nur einige zu nennen.

Die Größe Ihres Unternehmens und seine Anforderungen an Drittanbieter sowie der Umfang des Teams oder Projekts, das Sie auslagern möchten, beeinflussen die Wahl des Outsourcing-Partners.

IT-Outsourcing-Typen nach geografischen Gesichtspunkten

Die Arten des IT-Outsourcings werden häufig auch nach geografischen Gesichtspunkten definiert, woraus sich die folgende gängigen Unterteilung ergibt:

  • Onshore
  • Nearshore
  • Offshore

Onshore-IT-Outsourcing

Bei Onshore-IT-Outsourcing-Beziehungen befinden sich die beauftragten IT-Funktionen im selben Land wie der Endkunde. Wenn ein Endkunde ausgelagerte IT-Funktionen onshore in Auftrag gibt, hat dies in der Regel einen der folgenden Gründe:

  • Zusammenarbeit vor Ort erforderlich
  • Sprache – es ist schwierig, Spezialisten mit den erforderlichen Sprachkenntnissen in anderen Regionen zu finden.
  • Datensicherheitsvorschriften – einige IT-Funktionen beinhalten den Zugriff auf und die Übertragung von Daten, für die gesetzlich festgelegt ist, dass sich jeder, der diese Funktionen ausführt, in demselben Land befinden muss wie die Daten selbst.

Nearshore-IT-Outsourcing

Nearshore-IT-Outsourcing bedeutet, dass IT-Funktionen physisch in einem anderen Land angesiedelt sind, das sich jedoch nach einer lockeren Definition in relativer geografischer Nähe zum Endkunden befindet. So gilt beispielsweise Osteuropa als Nearshore zu Westeuropa und Mexiko zu den USA.

Es gibt keine feste Definition dafür, wie nahe ein Outsourcing-Markt am Sitz des Endkunden liegen muss, um als „Nearshore“ zu gelten, aber es wird allgemein angenommen, dass dafür die Zeitzonen kompatibel und Hin- und Rückreise bequem sein müssen. Eine grobe Annäherung wäre, einen Nearshore-Markt als das zu definieren, was mit einem Kurzstreckenflug erreichbar wäre.

Die Vorteile des Nearshore-Outsourcing liegen in der Regel darin, dass die Kosten niedriger sind, weil die IT-Funktionen in einem Land mit niedrigeren Gehältern, niedrigeren Steuern und allgemein niedrigeren Kosten als dem des Endkunden angesiedelt sind. Dennoch ist die Zusammenarbeit vor Ort bei Bedarf relativ einfach und kostengünstig.

Auch weist Nearshore-IT-Outsourcing häufig ein hohes Maß an sprachlicher und geschäftskultureller Kompatibilität auf.

Offshore-IT-Outsourcing

Während Nearshore-IT-Outsourcing-Standorte grob definiert mit einem Kurzstreckenflug erreicht werden können, braucht man für Offshore-IT-Outsourcing-Ziele eher einen Langstreckenflug. Indien und die Philippinen zum Beispiel gelten aus der Sicht europäischer und nordamerikanischer Endkunden als Offshore-Outsourcing-Märkte.

Unternehmen bevorzugen Offshore-Standorte gegenüber Nearshore-Optionen in der Regel aufgrund niedrigerer erwarteter Kosten oder besserer Verfügbarkeit der benötigten qualifizierten Fachkräfte.

Welche Art von Outsourcing brauchen Sie?

Es ist wichtig, sich zunächst über Ihr verfügbares Budget und über die Art des IT-Outsourcing klar zu werden, das Sie benötigen. Vor allem auf der Führungsebene sind die Gehälter von IT-Spezialisten weltweit weniger unterschiedlich als früher. Beim IT-Outsourcing geht es heute weniger um die Kosten als um die anderen strategischen Vorteile.

Dennoch sind Nearshore- und Offshore-Outsourcing für Unternehmen mit Sitz in Hochlohnländern in der Regel immer noch kostengünstiger als Onshore-Outsourcing oder interne Einstellungen. Und es gibt aufstrebende IT-Dienstleistungsmärkte, in denen die Kosten noch deutlich niedriger sind. So eröffnete K&C im Jahr 2022 neue Büros in Baku, Aserbaidschan, und der Universitätsstadt Sulaymaniyah in der politisch stabilen halbautonomen Region Irakisch-Kurdistan.

Machen Sie sich klar, welche Art von Outsourcing-Dienstleistung Sie unabhängig von den Kosten benötigen – vom Body-Leasing bis zum vollständigen Management oder einem BOT-Modell. Wie groß ist Ihr Bedarf und welche Präferenzen oder Anforderungen haben Sie? Wo sollen die ausgelagerten IT-Funktionen angesiedelt werden (z. B. innerhalb der EU aufgrund der Datenschutzgrundverordnung)?

Anschließend können Sie eine Liste potenzieller Anbieter mit dem richtigen Profil für Ihre IT-Outsourcing-Anforderungen erstellen.

Haben Sie schon den richtigen IT-Outsourcing-Partner gefunden?

Wir freuen uns, Ihren IT-Outsourcing-Bedarf kennen zu lernen und Ihnen Lösungen vorschlagen zu dürfen. K&C mit Sitz in München verfügt über mehr als zwanzig Jahre Erfahrung als Nearshore-IT-Outsourcing-Anbieter für eine Reihe von Kunden, von Großunternehmen über mittelständische Wachstumsunternehmen bis hin zu spannenden Start-Ups.

Wir rekrutieren in ganz Osteuropa, darunter auch EU-Länder, und haben Niederlassungen in München, Krakau (Polen), Kiew (Ukraine – derzeit vorübergehend unterbrochen), Baku (Aserbaidschan) und Sulaymaniyah (halbautonome Region Irakisch-Kurdistan).

Besonders spezialisiert sind wir auf vollständig gemanagte Teams, je nach Ihren Anforderungen bieten wir Ihnen aber auch gerne Body-Leasing, Hybridmodelle oder BOT an.

K&C – IT outsourcing services that deliver

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